Categoria: Tendências & Opinião

O Brasil está entre os países onde as empresas mais desperdiçam com viagens corporativas — não por falta de tecnologia disponível, mas por processos desatualizados, ausência de política clara e falta de visibilidade sobre onde o dinheiro vai. A ironia é que os dados estão disponíveis, as soluções existem e o custo de mudar é menor do que o custo de continuar. Então por que tantas empresas ainda perdem dinheiro com viagens? Este artigo apresenta um diagnóstico honesto.

Os números que ninguém quer ver

Antes de entrar nas causas, é necessário dimensionar o problema com dados concretos:

• Empresas brasileiras sem processo estruturado de gestão de viagens pagam, em média, entre 30% e 50% mais por passagem do que empresas com processo e tecnologia adequados
• Passagens compradas com menos de 72 horas de antecedência custam, em média, 62% mais do que as compradas com 15 dias — e a maioria das empresas sem política de antecedência compra entre 40% e 60% das passagens em caráter urgente
• Empresas sem política de viagens formalizada têm taxa de não conformidade de 25% a 40% — o que significa que em até 4 de cada 10 viagens, alguma regra de controle de custo está sendo ignorada
• O custo de processar um pedido de reembolso manualmente — incluindo o tempo do colaborador, do gestor aprovador e do financeiro — é estimado entre R$ 35 e R$ 80 por solicitação. Para uma empresa com 100 solicitações de reembolso por mês, isso representa entre R$ 3.500 e R$ 8.000 mensais só em custo de processo

As seis causas reais do desperdício

1. Urgência como padrão, não como exceção

A causa mais simples e mais custosa do desperdício em viagens corporativas é a compra de última hora. Quando não há processo formal de planejamento de viagens — onde as necessidades são mapeadas com antecedência e aprovadas dentro de um prazo mínimo — a urgência se torna o padrão operacional.

O ciclo é perverso: sem planejamento, as viagens são solicitadas em cima da hora. As passagens de última hora custam mais. O orçamento estoura. O gestor corta viagens. As equipes improvisam para contornar o processo. E o ciclo se repete.

A solução é estrutural: uma política de antecedência mínima (5 dias para viagens nacionais, 15 para internacionais) com exceção formal para urgências reais — não urgências criadas por falta de planejamento.

2. Ausência de política de viagens — ou política que existe mas ninguém conhece

Muitas empresas acreditam que têm política de viagens porque existe um documento em alguma pasta do Google Drive. Mas uma política que ninguém conhece ou que é impossível de aplicar no dia a dia é funcionalmente equivalente a não ter nenhuma política.

Dois problemas distintos precisam ser resolvidos: primeiro, escrever uma política que seja clara, objetiva e aplicável. Segundo, comunicá-la de forma recorrente e contextual — especialmente no momento da reserva, quando o colaborador está tomando a decisão de custo.

3. Reembolso como modelo principal de pagamento

O modelo de reembolso — onde o colaborador paga do próprio bolso e solicita ressarcimento depois — tem três problemas estruturais que geram desperdício:

• Ausência de controle prévio: o gestor não aprova o custo antes de ser incorrido — aprova depois, quando o dinheiro já foi gasto e a decisão não pode mais ser revertida
• Incentivo para escolhas subótimas: quando o colaborador sabe que vai ser reembolsado independentemente do valor (dentro de limites nebulosos), o incentivo para economizar é mínimo
• Custo de processo elevado: processar reembolsos manualmente é caro em tempo e em erro — nota fiscal errada, valor diferente, categoria incorreta são problemas que consomem horas do financeiro todo mês

4. Milhas corporativas que ficam paradas

Empresas brasileiras acumulam dezenas de milhões de milhas nos programas de fidelidade das companhias aéreas — e uma parcela significativa dessas milhas expira sem ser utilizada. Por falta de processo, por desconhecimento ou por burocracia interna, o ativo de milhas corporativas fica subutilizado.

O impacto é direto: cada passagem que poderia ter sido emitida com milhas é paga à tarifa de mercado — que pode ser 40% a 60% mais cara. Para uma empresa que viaja frequentemente nas mesmas rotas, o potencial de economia via milhas pode representar dezenas de milhares de reais por ano.

5. Falta de visibilidade — o desperdício invisível

O desperdício em viagens corporativas tem uma característica que o torna difícil de combater: ele é distribuído. Não existe uma única fatura de R$ 200.000 que chame atenção imediata. O dinheiro vai embora em centenas de pequenas decisões — um hotel um pouco mais caro, uma passagem um pouco mais urgente, um reembolso de táxi um pouco exagerado — que individualmente parecem irrelevantes.

Só quando o gestor consolida os dados anuais é que o número total assusta. E mesmo assim, sem visibilidade granular, é difícil saber onde cortar sem impactar as viagens necessárias.

A solução é um dashboard em tempo real que mostra os gastos de viagem por área, por viajante, por destino e por categoria — com benchmarks para identificar onde os desvios são sistemáticos.

6. Ausência de auditoria sistemática

Sem auditoria, o desperdício se instala e se perpetua. Colaboradores que sabem que as despesas não serão revisadas tomam decisões diferentes de colaboradores que sabem que haverá verificação. Não por má-fé — mas porque o incentivo para economizar o dinheiro da empresa é muito menor do que o incentivo para economizar o próprio dinheiro.

Uma auditoria mensal, mesmo que amostral (20% das despesas), muda o comportamento da equipe e identifica padrões de não conformidade que podem ser corrigidos.

O custo de não mudar — em números concretos

Para tornar o impacto concreto, considere uma empresa com R$ 600.000 de gasto anual em viagens corporativas (valor típico para uma empresa com 30 a 50 viajantes ativos):

• Uma redução de 20% via política de antecedência mínima: R$ 120.000 por ano
• Uma redução adicional de 10% via uso sistemático de milhas: R$ 60.000 por ano
• Uma redução de 5% via auditoria e conformidade com política: R$ 30.000 por ano
• Eliminação do custo de processo de reembolso manual (estimativa conservadora): R$ 36.000 por ano

Total: R$ 246.000 por ano — 41% do gasto total de viagens. Esse dinheiro vai para produto, contratação ou distribuição. Cada mês sem mudança representa R$ 20.500 de oportunidade não aproveitada.

Por que é difícil mudar — a raiz do problema

Se os dados são claros e as soluções existem, por que tão poucas empresas fazem a mudança? Algumas razões honestas:

• O problema não tem dono claro: viagens corporativas ficam numa zona cinzenta entre financeiro, RH e operações. Quando ninguém é dono do problema, ninguém toma a iniciativa de resolver
• Resistência cultural: implementar política e processo em quem tem costume de viajar sem regras gera atrito. O gestor que implementa a política assume o desgaste de ser o “vilão da burocracia”
• Subestimação do impacto: sem os dados consolidados, o gestor financeiro não sabe exatamente quanto está sendo desperdiçado — e projetos que não têm ROI claro têm dificuldade de ganhar prioridade
• Complexidade percebida: a percepção de que implementar uma plataforma de gestão de viagens é um projeto complexo e demorado desencoraja a iniciativa — mesmo quando na prática o processo é mais simples do que se imagina

Como a getFly resolve esses problemas na prática

A getFly foi criada para resolver exatamente esse diagnóstico. Nossa plataforma centraliza toda a gestão de viagens — solicitação, aprovação, emissão e relatórios — numa única ferramenta com IA nativa. A política de viagens fica integrada ao fluxo de compra: o colaborador vê automaticamente o que está dentro e fora da política ao fazer a busca.

A emissão com milhas acontece automaticamente: nossa IA identifica quando há disponibilidade de milhas para cada trecho e apresenta essa opção ao lado da tarifa de mercado, com a economia calculada em tempo real.

O resultado médio para nossos clientes é uma redução de 25% a 40% no custo total de viagens nos primeiros 12 meses — com menos esforço operacional do time financeiro e mais satisfação dos colaboradores com o processo.

Conclusão

O desperdício com viagens corporativas nas empresas brasileiras não é inevitável nem irreversível. É o resultado previsível de processos desatualizados que podem ser modernizados — com tecnologia acessível, política clara e vontade de mudar. O primeiro passo é entender onde o dinheiro vai. O segundo é implementar as ferramentas certas para mudar. Se você quer um diagnóstico gratuito do potencial de economia das viagens da sua empresa, fale com a getFly.

As agências de viagens corporativas tradicionais estão sob pressão crescente. A digitalização acelerou o que já estava em curso — a desintermediação de processos que antes dependiam de um operador humano para funcionar. Mas seria precipitado e simplista decretar o fim das agências. O que está acontecendo é mais nuançado: o papel que as agências ocupam na cadeia de valor do travel management está mudando profundamente, e as que não se adaptarem estão desaparecendo. Este artigo analisa esse cenário com base em dados e tendências concretas.

O que as agências tradicionais fizeram bem por décadas

Para entender o momento atual, é necessário reconhecer o valor real que as agências de viagens corporativas entregaram historicamente — e que parte desse valor ainda persiste.

Contratos de volume com fornecedores

As grandes agências corporativas — como CWT (Carlson Wagonlit Travel), BCD Travel e American Express Global Business Travel — têm contratos globais com aéreas, redes hoteleiras e locadoras que garantem tarifas que empresas médias jamais conseguiriam negociar individualmente. Esse acesso diferenciado a tarifas consolidadas ainda representa valor concreto para empresas com volume significativo de viagens internacionais.

Gestão de crises e atendimento humano

Quando um voo é cancelado às 2h da manhã num aeroporto de Frankfurt, a diferença entre ter um agente disponível 24h e depender de um chatbot pode ser enorme. A empatia humana em situações de estresse — especialmente para executivos de alto nível — é um diferencial que as plataformas digitais ainda não replicam completamente.

Itinerários complexos

Viagens multidestino com múltiplas conexões, vistos em países com processos complexos, requisitos de saúde específicos por destino e logística para grupos grandes — esses casos ainda se beneficiam do conhecimento especializado de um agente humano.

Relacionamento e confiança

Para empresas com histórico de décadas com a mesma agência, o relacionamento tem valor intangível: a agência conhece as preferências da empresa, dos executivos, os clientes estratégicos e as rotas críticas. Esse conhecimento acumulado não é trivialmente replicado por uma nova plataforma.

O que está tornando as agências tradicionais obsoletas

O modelo de fee por transação

O principal problema estrutural das agências tradicionais não é o que elas fazem — é como cobram. O modelo de fee por reserva (entre R$ 30 e R$ 80 por emissão, dependendo do tipo) incentiva o volume, não a eficiência. Uma agência que cobra por emissão tem um incentivo financeiro para emitir mais passagens — não para questionar se a viagem é necessária ou se há uma alternativa mais barata.

Esse modelo de receita cria um desalinhamento fundamental entre o interesse da agência (maximizar o número de emissões) e o interesse da empresa-cliente (minimizar o custo total de viagens).

Lentidão operacional

O tempo de resposta de uma agência tradicional para uma cotação simples é de 2 a 4 horas — algumas vezes mais de 24 horas para itinerários complexos. Uma plataforma com IA apresenta as opções em menos de 2 segundos. Para empresas onde decisões de viagem precisam ser tomadas rapidamente, essa diferença é crítica.

Falta de visibilidade em tempo real

O relatório de gastos entregue pela maioria das agências tradicionais chega mensal — depois que o dinheiro já foi gasto, as irregularidades já aconteceram e as oportunidades de otimização já foram perdidas. Plataformas modernas oferecem dashboard em tempo real com visibilidade imediata de cada transação.

Custo oculto

Além do fee por transação, agências tradicionais frequentemente cobram margens sobre hotéis, seguros e serviços adicionais que não aparecem de forma transparente na fatura. O cliente paga o preço “de agência” sem saber que existe um preço direto mais baixo disponível. Essa falta de transparência é cada vez menos tolerada por empresas com governança financeira madura.

Dependência de processos manuais

Muitas agências ainda operam com e-mail como canal principal de comunicação, planilhas para controle e telefone para aprovações. Esses processos não escalam, são propensos a erro e criam gargalos operacionais que ficam mais visíveis à medida que o volume de viagens cresce.

O novo posicionamento das agências que sobrevivem

As agências de viagens corporativas que estão crescendo — não sobrevivendo, mas crescendo — fizeram uma escolha estratégica clara: abandonaram o operacional commoditizado para dominar o estratégico diferenciado.

Gestão estratégica de contratos

Em vez de emitir passagens, as agências reinventadas se especializam em negociar e gerir contratos com aéreas, redes hoteleiras e locadoras. Isso exige know-how de mercado, dados de volume e relacionamento com executivos de grandes fornecedores — competências que acumularam ao longo de décadas e que as plataformas tecnológicas ainda não replicam.

Consultoria de travel management

Definição de política de viagens, benchmarks de mercado, análise de ROI por categoria de viagem, modelagem de programas de milhas corporativas — serviços que exigem expertise humana e visão de portfólio que uma plataforma tecnológica não entrega automaticamente.

Especialização em nicho

Agências especializadas em segmentos específicos — óleo e gás, entretenimento, esportes, ciências da vida — oferecem conhecimento de domínio que plataformas generalistas não conseguem replicar. Um cliente farmacêutico que envia pesquisadores para congressos internacionais tem necessidades muito específicas que justificam um parceiro especializado.

O modelo híbrido que está emergindo

O mercado está convergindo para um modelo que combina tecnologia e expertise humana em camadas distintas:

• Camada operacional (tecnologia): plataforma de gestão de viagens com IA para cotação, aprovação, emissão, relatórios e conformidade com política
• Camada estratégica (humana): parceiro especializado para negociação de contratos, consultoria de política e gestão de situações complexas
• Camada de emergência (humana): atendimento 24h para incidentes que exigem julgamento e ação imediata

Empresas que estruturam esse modelo têm o melhor dos dois mundos: eficiência operacional da tecnologia e profundidade de expertise do parceiro humano.

O que esperar nos próximos 3 a 5 anos

As tendências que vão definir o setor de travel management corporativo no Brasil até 2028:

• Consolidação das grandes agências globais — menos players, mas com mais tecnologia própria integrada
• Crescimento acelerado de plataformas AI-first como a getFly, especialmente no mercado de médias empresas
• Extinção das agências locais de pequeno porte que não se especializam nem se tecnologizam
• Aumento das exigências de transparência de custos — o modelo de margem oculta sobre hotel e seguro vai se tornar inaceitável para empresas com governança madura
• Integração crescente entre plataformas de travel management e ERPs — tornando o financeiro um cliente mais exigente das agências

Como a getFly se posiciona nesse cenário

A getFly é a camada operacional do modelo híbrido: IA para o dia a dia, dados para o estratégico e integração com qualquer parceiro que a empresa já tenha. Nossa plataforma não exclui o relacionamento com agências especializadas em nicho — ela libera essas agências para o trabalho de maior valor, eliminando o operacional que pode ser automatizado.

Conclusão

As agências de viagens corporativas tradicionais não vão desaparecer — mas vão se transformar radicalmente nos próximos anos. As que sobreviverão são as que entenderem que seu valor está na estratégia, nos relacionamentos e na especialização — não na operação. Para empresas que querem modernizar a gestão de viagens sem perder o valor do parceiro especializado, a getFly é a peça que faltava. Fale com a gente.