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Mês: maio 2026

  • Política de Viagens para Startups e Empresas em Crescimento

    Política de Viagens para Startups e Empresas em Crescimento

    Startups e empresas em crescimento acelerado têm uma relação complicada com processos. De um lado, a velocidade exige flexibilidade e autonomia. Do outro, a ausência de controle sobre viagens corporativas pode corroer a saúde financeira da empresa de formas que só ficam visíveis quando o problema já é grande. A boa notícia: uma política de viagens para startups não precisa ser burocrática para ser eficaz — ela precisa ser simples, clara e construída para escalar.

    Por que startups precisam de política de viagens antes do que pensam

    O mito de que política de viagens é assunto de empresa grande custa caro. Quando não há regras claras, cada colaborador toma suas próprias decisões: alguém voa de primeira classe numa rota de 1 hora “porque o voo de manhã cedo era desconfortável”, outro se hospeda no hotel mais caro do bairro “porque era o mais próximo da reunião”. Sem um parâmetro claro, não há como contestar sem gerar conflito.

    O problema se agrava com o crescimento. Uma startup com 8 pessoas pode gerenciar viagens informalmente — o CEO conhece cada caso. Com 30 pessoas, isso é impossível. E fazer a transição de nenhuma política para uma política estruturada depois que a empresa cresceu gera muito mais resistência do que criar regras simples desde o início.

    Dados do setor mostram que startups que implementam política de viagens antes de chegar a 20 colaboradores têm custo médio por viagem entre 18% e 25% menor do que aquelas que implementam depois. O hábito certo instalado cedo é muito mais poderoso do que a mudança de comportamento depois.

    O que a política de uma startup precisa cobrir — e o que pode esperar

    A tentação é copiar a política de uma grande empresa e adaptar. Resista. Uma política de 30 páginas que cobre viagens internacionais de executivos de primeira linha, políticas de jet lag e critérios de upgrade de assento é ruído para uma startup de 20 pessoas. Foque no essencial.

    O que cobrir agora

    • Limites por categoria: diária máxima de hotel por cidade, faixa de preço aceitável para passagens domésticas, limite de refeição por dia
    • Antecedência mínima: toda viagem não urgente deve ser solicitada com pelo menos 5 dias úteis de antecedência
    • Fluxo de aprovação: quem aprova, em quanto tempo, como solicitar
    • O que é reembolsável: lista explícita de categorias cobertas e o que não é coberto
    • Como solicitar reembolso: prazo, quais comprovantes, para quem enviar

    O que pode esperar

    • Política de viagens internacionais (implementar quando a empresa começar a viajar para o exterior regularmente)
    • Critérios de upgrade de classe (quando o volume de viagens justificar)
    • Programa de milhas corporativo (quando tiver volume suficiente para negociar com aéreas)
    • Política de sustentabilidade em viagens (importante, mas não é prioridade na fase inicial)

    Como definir os limites certos para sua realidade

    Os limites da política precisam ser calibrados para a realidade da empresa — não tão restritivos que gerem atrito constante, não tão generosos que percam o propósito de controle.

    Limites de hotel

    Uma referência para startups brasileiras em 2025: R$ 380 a R$ 450 para São Paulo e Rio de Janeiro, R$ 280 a R$ 350 para outras capitais, R$ 220 a R$ 280 para cidades do interior. Esses valores permitem hotéis 3 estrelas bem localizados sem exigir o hotel mais barato disponível.

    Antecedência para passagens

    Passagens compradas com menos de 72 horas de antecedência custam, em média, 60% mais do que as compradas com 15 dias. Um intervalo mínimo de 5 dias úteis para viagens não urgentes reduz significativamente o custo médio por passagem sem criar rigidez operacional excessiva.

    Exceções e aprovações adicionais

    Preveja um mecanismo de exceção para situações legítimas — viagens de emergência, oportunidades comerciais de última hora — com aprovação de um nível hierárquico acima do padrão. Isso dá flexibilidade sem abrir brechas para uso irresponsável.

    Modelo simplificado de política para startups

    Uma política de viagens eficaz para startups pode caber em uma página. A estrutura básica:

    • Antecedência mínima: 5 dias úteis para viagens nacionais, 15 dias para internacionais
    • Aprovação: gestão direta aprova via plataforma de viagens em até 24 horas
    • Passagens: classe econômica para voos abaixo de 4 horas; executiva para voos acima de 4 horas com aprovação do CEO
    • Hotel: limite de R$ [valor] por cidade (tabela anexa)
    • Refeições: até R$ [valor] por dia, com nota fiscal
    • Transporte: Uber ou táxi com comprovante; diária de veículo apenas com aprovação adicional
    • Reembolso: enviar comprovantes em até 5 dias úteis após retorno

    Como escalar a política conforme a empresa cresce

    A política de viagens deve ser um documento vivo, revisado a cada 6 meses. Os gatilhos para revisar são:

    • Os limites estão gerando atrito frequente? (muito restritivos)
    • Os limites estão sendo sistematicamente ignorados? (muito permissivos)
    • A empresa abriu novos escritórios em outras cidades ou países?
    • O volume de viagens aumentou a ponto de justificar negociação com aéreas ou hotéis?
    • O número de viajantes cresceu a ponto de exigir uma plataforma dedicada?

    Quando a empresa chega a 20-25 viajantes ativos, é hora de considerar uma plataforma de gestão de viagens. Ela automatiza a aplicação da política, reduz o trabalho manual do financeiro e gera os dados necessários para otimizar custos.

    Comunicando a política sem criar resistência

    O risco na implementação de uma política de viagens numa startup é criar a percepção de que a empresa “está virando corporativo” — com conotação negativa de burocracia e desconfiança. Para evitar isso:

    • Apresente a política como uma ferramenta que protege o colaborador (clareza sobre o que é reembolsável, processo previsível) e a empresa (controle de custos para garantir saúde financeira)
    • Compartilhe o contexto: por que a empresa está implementando agora e qual é o objetivo
    • Peça feedback antes de finalizar: envolva líderes de equipe no processo de definição dos limites
    • Seja consistente na aplicação: nada destrói mais a credibilidade de uma política do que aplicá-la de forma seletiva

    Como a getFly se adapta a startups

    A getFly foi construída para empresas que estão crescendo. Nossa plataforma não exige volume mínimo de passagens, se adapta à política que você já tem — ou ajuda a construir uma do zero — e cresce junto com a empresa.

    O plano único de R$ 500/mês por empresa significa que o custo da plataforma não aumenta conforme o número de viajantes cresce. Para startups que precisam de previsibilidade financeira, isso é um diferencial concreto: você sabe exatamente quanto vai pagar independente do volume de viagens do mês.

    Conclusão

    Política de viagens para startups precisa ser simples, aplicável e construída para escalar. Comece pelo essencial, comunique bem, seja consistente na aplicação e revise periodicamente. O mais importante é começar antes que o crescimento torne a mudança custosa e conflituosa. Se quiser ajuda para estruturar a política da sua startup, fale com a getFly.

  • Como Comunicar a Política de Viagens para Toda a Equipe

    Como Comunicar a Política de Viagens para Toda a Equipe

    Ter uma política de viagens corporativas bem escrita é apenas metade do trabalho. A outra metade — e a mais desafiadora — é garantir que toda a equipe conheça, entenda e siga as regras. Na prática, a maioria dos descumprimentos de política não acontece por má-fé: acontece por desconhecimento, por ambiguidade nas regras ou por falta de acesso à informação no momento certo. Este guia apresenta uma estratégia de comunicação completa para políticas de viagem.

    Por que a comunicação da política falha — e por que o e-mail não basta

    O modelo mais comum de comunicação de política de viagens é o seguinte: o RH ou o financeiro escreve o documento, um PDF é gerado, um e-mail é enviado para toda a empresa, e o trabalho é considerado feito. Semanas depois, os colaboradores viajam fora da política — não por descaso, mas porque nunca abriram o PDF, ou abriram e não guardaram os detalhes.

    Política de viagens tem um problema específico de temporalidade: a maioria dos colaboradores só vai precisar das informações no momento em que está prestes a fazer uma reserva. Nesse ponto, o e-mail de 3 meses atrás já foi arquivado, o PDF está perdido numa pasta, e a urgência da reserva não deixa tempo para pesquisar. O resultado previsível é uma decisão fora da política — sem má intenção.

    A solução não é escrever um e-mail mais elaborado. É construir uma estratégia que entregue a informação certa, no canal certo, no momento certo.

    Os canais de comunicação que funcionam

    E-mail de ativação para novos viajantes

    No momento em que um colaborador é cadastrado na plataforma de viagens ou habilitado para viajar pela empresa, ele recebe automaticamente um e-mail com:

    • Resumo de uma página com os limites principais por categoria
    • Fluxo de aprovação: quem aprova, em quanto tempo, como solicitar
    • Link para o documento completo da política
    • Contato de suporte para dúvidas

    Esse e-mail é muito mais eficaz do que uma comunicação geral para toda a empresa, porque chega no momento em que o colaborador está motivado a entender como o processo funciona.

    Módulo no onboarding de novos funcionários

    Para empresas que têm programa de integração de novos contratados, incluir um módulo de gestão de viagens é uma das formas mais eficazes de garantir conformidade desde o início. O módulo pode ser simples — 15 a 20 minutos — e cobrir os pontos essenciais: como solicitar uma viagem, quais são os limites, o que é reembolsável e como fazer a prestação de contas.

    One-pager visual da política

    Um documento de uma página, em formato visual (não texto corrido), com os limites e fluxos principais. Esse material deve ser desenvolvido pensando em quem está no aeroporto, no táxi ou num hotel tentando lembrar qual é o limite de diária. Design limpo, fonte legível no celular, informação essencial. Distribua por e-mail, publique no intranet e inclua como recurso salvo no aplicativo da plataforma de viagens.

    Notificações contextuais na plataforma de viagens

    O melhor momento para comunicar a política é quando o colaborador está fazendo a reserva. Plataformas de gestão de viagens como a getFly mostram mensagens contextuais durante o processo de busca e seleção — “Este hotel está acima do limite de R$ 350 para São Paulo” ou “Passagens compradas com menos de 72h de antecedência precisam de aprovação adicional”. Isso transforma a política num guia em tempo real, não num documento para ler depois.

    Canal de dúvidas dedicado

    Um grupo no Slack ou WhatsApp onde os viajantes podem fazer perguntas rápidas antes de tomar decisões é surpreendentemente eficaz. O investimento é mínimo — alguém do financeiro ou RH responde às dúvidas — e o retorno é grande: cada dúvida respondida antecipa um potencial descumprimento de política.

    Como segmentar a comunicação por perfil de viajante

    Nem todos os colaboradores têm a mesma relação com a política de viagens. Segmentar a comunicação por perfil aumenta a relevância e a eficácia:

    • Viajante eventual (1-2 viagens por ano): precisa de informação básica e de fácil acesso. Foco no one-pager e no canal de dúvidas.
    • Viajante frequente (1+ viagem por mês): conhece o processo mas precisa de lembretes sobre exceções e atualizações. Foco em notificações da plataforma e e-mail com mudanças.
    • Gestor aprovador: precisa entender não só as regras mas o processo de aprovação e os critérios para exceções. Foco em treinamento específico e documentação de critérios de aprovação.
    • Novo funcionário: não conhece nada sobre o processo. Foco no módulo de onboarding e no e-mail de ativação.

    Como manter a política viva ao longo do tempo

    A comunicação da política de viagens não termina no lançamento — é um processo contínuo. Práticas que funcionam:

    Revisão e comunicação periódica

    A cada atualização de limites ou regras, envie uma comunicação específica destacando o que mudou. Não mande o documento completo revisado — ninguém vai ler. Destaque apenas as mudanças, com exemplos práticos do impacto.

    Compartilhamento de dados de conformidade

    Periodicamente, compartilhe com as áreas os dados de conformidade — percentual de viagens dentro da política, economia gerada, principais pontos de não conformidade. Quando os colaboradores e gestores veem os resultados, o engajamento aumenta naturalmente. A política deixa de ser uma restrição e passa a ser uma ferramenta de resultado.

    Reconhecimento de equipes com alta conformidade

    Uma prática subestimada: reconhecer publicamente as áreas que têm maior conformidade com a política. Isso cria um incentivo positivo e uma cultura de responsabilidade sem precisar de punição.

    FAQ atualizado

    Mantenha um documento de perguntas frequentes atualizado com as dúvidas mais comuns que chegam ao canal de suporte. Esse documento evolui conforme a empresa cresce e novos casos aparecem — e é muito mais útil do que o documento formal da política para a maioria dos colaboradores.

    Como medir se a comunicação está funcionando

    A eficácia da comunicação da política se mede pelo comportamento — não pela leitura do e-mail. Monitore:

    • Taxa de conformidade com a política (percentual de viagens dentro das regras)
    • Número de solicitações de exceção por mês (redução indica melhor entendimento)
    • Tempo de aprovação das viagens (demora excessiva pode indicar dúvidas no fluxo)
    • Volume de dúvidas no canal de suporte (redução ao longo do tempo indica que a comunicação está funcionando)

    Como a getFly integra política e comunicação

    Na plataforma da getFly, a política de viagens não é um documento externo — é parte do processo. Cada limite, cada regra, cada aprovador está configurado na plataforma e se manifesta automaticamente no fluxo de reserva do colaborador. A comunicação acontece no momento certo, com a mensagem certa, sem depender de que o colaborador lembre do que leu semanas atrás.

    Conclusão

    Comunicar a política de viagens é um processo contínuo que exige múltiplos canais, segmentação por perfil e revisão periódica. Quando a comunicação é feita bem, o descumprimento cai, os custos diminuem e a experiência do viajante melhora. Se quiser ver como a getFly integra política e comunicação numa única plataforma, fale com a gente.

  • Auditoria de Viagens Corporativas: Como Fazer e O Que Verificar

    Auditoria de Viagens Corporativas: Como Fazer e O Que Verificar

    Auditoria de viagens corporativas é uma prática que muitas empresas ignoram até que um problema grave apareça: um reembolso indevido detectado meses depois, um cartão corporativo usado para fins pessoais ou uma passagem emitida fora da política sem que ninguém percebesse. A auditoria regular é a forma mais eficaz de manter controle sobre uma das maiores categorias de despesa variável da empresa — e de identificar onde o dinheiro vai embora antes que o valor seja grande demais para ignorar.

    O que é auditoria de viagens corporativas

    Auditoria de viagens corporativas é a revisão sistemática de todas as despesas relacionadas a deslocamentos — passagens, hospedagens, refeições, transporte terrestre, aluguel de veículo e outros gastos de viagem. O objetivo é verificar quatro coisas: se as despesas estão dentro da política de viagens, se os comprovantes são válidos, se os lançamentos estão corretos e se não há irregularidades intencionais ou não intencionais.

    Diferente de uma auditoria contábil ou fiscal, a auditoria de viagens pode ser feita internamente, pelo próprio time financeiro ou de RH, sem necessidade de auditores externos. O que importa é ter um processo claro, recorrente e documentado.

    Por que as empresas não auditam — e o que perdem com isso

    Os argumentos mais comuns para não auditar são: “não temos tempo”, “confiamos na equipe” e “nunca tivemos problema”. Todos eles são armadilhas.

    O desperdício em viagens corporativas tem uma característica específica: ele é distribuído em pequenas decisões — um hotel um pouco mais caro, uma refeição um pouco acima do limite, uma passagem comprada com menos antecedência do que o necessário. Individualmente, cada caso parece insignificante. No agregado anual, pode representar entre 15% e 30% do orçamento de viagens.

    Pesquisas internacionais do setor de travel management indicam que empresas sem processo de auditoria têm taxa de não conformidade com a política de viagens entre 25% e 40%. Isso significa que em quase um terço das viagens, alguma regra está sendo descumprida — com custo direto para a empresa.

    Com que frequência auditar

    A frequência ideal depende do volume de viagens e do estágio de maturidade do processo:

    • Empresas com mais de 50 viajantes ativos: auditoria amostral mensal (20% das despesas, escolhidas aleatoriamente) + auditoria completa trimestral dos maiores centros de custo
    • Empresas entre 10 e 50 viajantes: auditoria completa mensal, que geralmente leva menos de um dia de trabalho se os dados estiverem organizados
    • Empresas com menos de 10 viajantes: auditoria completa em cada viagem — é viável e recomendável nesse volume
    • Auditoria por gatilho: independente do ciclo regular, acione quando um viajante ultrapassar recorrentemente o teto de gasto, quando houver uma despesa atípica ou quando um colaborador for desligado

    O que verificar em cada despesa

    Conformidade com a política de viagens

    Para cada despesa auditada, verifique:

    • A passagem foi comprada dentro do prazo mínimo de antecedência definido na política?
    • A diária de hotel está dentro do limite para aquela cidade?
    • A classe tarifária é a permitida pela política para aquele perfil de viajante?
    • As refeições estão dentro do limite diário estabelecido?
    • O tipo de transporte usado (Uber Black, táxi, carro alugado) é permitido pela política?

    Comprovantes válidos

    Para cada despesa reembolsável, verifique:

    • Nota fiscal eletrônica ou recibo com CNPJ do fornecedor
    • Data do comprovante que corresponde ao período da viagem
    • Valor no comprovante que corresponde ao valor solicitado no reembolso
    • Para despesas de transporte por aplicativo: print do recibo com origem, destino, horário e valor

    Aprovação prévia

    A viagem passou pelo fluxo de aprovação correto antes da emissão? Auditar a sequência de aprovações é especialmente importante para viagens internacionais ou de alto custo, onde a aprovação de dois níveis hierárquicos é comum.

    Centro de custo correto

    O lançamento está alocado ao projeto ou área que gerou a necessidade da viagem? Erros de centro de custo distorcem os demonstrativos de resultado por área e comprometem a análise de rentabilidade de projetos.

    Duplicidades

    A mesma despesa foi solicitada mais de uma vez? Isso acontece quando o colaborador paga com o cartão corporativo e também solicita reembolso pelo mesmo gasto. Também ocorre quando dois colaboradores solicitam a mesma despesa compartilhada (como um jantar de negócios).

    Os sinais de alerta que exigem investigação imediata

    Alguns padrões indicam irregularidades que não podem esperar o ciclo regular de auditoria:

    • Passagens compradas e canceladas no mesmo dia, repetidamente: pode indicar uso de créditos de cancelamento para fins pessoais
    • Hospedagens em finais de semana sem justificativa de viagem registrada: extensão não autorizada de viagem
    • Reembolsos de táxi em valores desproporcionais à distância percorrida: possível fraude ou erro de digitação
    • Cartão corporativo usado em categorias que não são de viagem: supermercados, farmácias, lojas de roupas
    • Diárias de hotel em cidades onde o colaborador não tem viagem registrada: discrepância entre o declarado e o efetivo
    • Padrão de gastos que sempre atinge exatamente o limite da política: pode indicar adequação artificial ao limite, não ao custo real

    Como estruturar o relatório de auditoria

    Cada ciclo de auditoria deve gerar um relatório que documenta:

    • Período auditado e percentual de despesas revisadas
    • Total de despesas auditadas (quantidade e valor)
    • Não conformidades identificadas (por tipo, por viajante, por centro de custo)
    • Valor total em não conformidades
    • Ações tomadas: reembolsos negados, valores recuperados, colaboradores notificados
    • Recomendações para a próxima revisão da política de viagens

    Esse relatório deve ser compartilhado com o gestor de cada área auditada — não como punição, mas como ferramenta de gestão. Quando as áreas veem seus dados, a conformidade melhora naturalmente.

    Como a tecnologia simplifica a auditoria

    A auditoria manual, feita em planilhas, é lenta e propensa a erros. Plataformas modernas de gestão de viagens, como a getFly, registram automaticamente todas as etapas de cada viagem — solicitação, aprovação, emissão e gasto — criando uma trilha de auditoria completa sem esforço adicional.

    Com dados estruturados disponíveis em tempo real, a auditoria deixa de ser uma revisão retroativa de meses anteriores e passa a ser um monitoramento contínuo. Alertas automáticos notificam o gestor quando uma despesa está fora da política — antes do reembolso ser processado, não depois.

    Conclusão

    Auditoria de viagens corporativas não é burocracia — é controle financeiro inteligente. Empresas que auditam regularmente identificam desperdícios sistêmicos, corrigem comportamentos antes que virem problemas e fortalecem a cultura de responsabilidade com os recursos da organização. O custo de implementar um processo de auditoria é sempre menor do que o custo de não ter um. Se quiser entender como a getFly automatiza esse processo, fale com nosso time.

  • Como Integrar Viagens Corporativas ao ERP da Empresa

    Como Integrar Viagens Corporativas ao ERP da Empresa

    Integrar a gestão de viagens corporativas ao ERP da empresa é um passo que muitos gestores adiam — e que custa caro no longo prazo. Quando as duas plataformas não conversam, o resultado são horas de retrabalho, erros de conciliação e falta de visibilidade financeira sobre uma das maiores categorias de gasto variável da empresa. Neste guia, você vai entender as formas de integração disponíveis, o que verificar antes de implementar e o que esperar depois.

    Por que a separação entre viagens e ERP ainda é a norma

    A maioria das empresas brasileiras trata viagens corporativas como um processo paralelo ao ERP. Os pedidos chegam por e-mail, as aprovações acontecem no WhatsApp, as notas fiscais são inseridas manualmente e o financeiro passa dias úteis todo mês conciliando o que foi pago com o que foi aprovado. Isso não é falta de tecnologia — é falta de integração entre sistemas que já existem.

    O ERP (Enterprise Resource Planning) controla contas a pagar, centros de custo, orçamento e fluxo de caixa. No Brasil, os mais usados por empresas de médio porte são TOTVS Protheus, SAP Business One, Omie, Sankhya e Oracle NetSuite. Quando as viagens não entram nesse fluxo de forma estruturada, o financeiro fica cego para uma categoria que representa, em média, entre 5% e 15% das despesas operacionais de uma empresa com equipe de vendas ou consultores.

    O que uma boa integração resolve na prática

    Lançamento automático de despesas

    Cada passagem emitida pela plataforma de viagens gera automaticamente um lançamento no ERP, vinculado ao centro de custo correto, à conta contábil correspondente e à ordem de serviço ou projeto associado. O financeiro não precisa mais digitar manualmente — o lançamento chega estruturado, pronto para aprovação final.

    Conciliação sem retrabalho

    O processo de conciliar notas fiscais de aéreas e hotéis com pedidos de reembolso pode levar dias quando feito manualmente. Com integração, cada despesa chega com os dados necessários para a conciliação automática: número de nota fiscal, CNPJ do fornecedor, valor, data e descrição do serviço. A taxa de conciliação automática costuma superar 90% em implementações bem configuradas.

    Controle orçamentário em tempo real

    Quando viagens e ERP estão integrados, o gestor de cada área vê em tempo real quanto já consumiu do orçamento de viagens do trimestre — antes de aprovar a próxima solicitação. Isso transforma a gestão de viagens de reativa para preventiva: o gestor age antes de estourar o orçamento, não depois.

    Auditoria simplificada e trilha rastreável

    O histórico completo de aprovações, emissões e pagamentos fica rastreável num único fluxo. Para auditorias internas e externas, isso é fundamental: cada despesa tem um registro de quem solicitou, quem aprovou, quando foi emitida e como foi paga. Sem integração, essa trilha existe em partes — no e-mail, na planilha, no sistema financeiro — e reconstruí-la consome tempo e é propensa a erros.

    As três formas de integração: do simples ao robusto

    Exportação periódica via arquivo (CSV, XML, TXT)

    O ponto de partida para empresas sem capacidade técnica imediata. A plataforma de viagens exporta um arquivo padronizado — geralmente CSV ou XML — que é importado no ERP de forma periódica (diária, semanal ou mensal). Elimina a digitação manual, mas ainda exige um processo regular de importação e validação. É uma solução de baixo custo de implementação, mas com limitação de tempo real.

    Quando usar: empresas no início da maturidade de integração, ou ERPs que não têm API aberta disponível.

    Integração via API REST

    A forma mais robusta e a que gera mais valor. A plataforma de viagens se conecta diretamente ao ERP via API, enviando os dados de cada emissão em tempo real — ou em lotes programados. Quando uma passagem é emitida na getFly, o lançamento aparece no ERP em segundos.

    Exige desenvolvimento para mapear os campos e criar os conectores, mas elimina qualquer processo manual após a configuração. O custo de desenvolvimento é amortizado rapidamente pelo tempo economizado pelo time financeiro.

    Conectores pré-construídos e plataformas de integração

    Algumas plataformas de travel management oferecem conectores nativos para ERPs populares. Além disso, plataformas de integração como Zapier, Make (Integromat), Pluga e, no mercado corporativo, Boomi e MuleSoft permitem criar fluxos de integração sem código — usando interfaces visuais para mapear campos entre sistemas.

    Quando usar: quando o ERP tem API mas não há time de desenvolvimento disponível. O custo mensal da plataforma de integração costuma ser menor do que o custo de desenvolvimento customizado.

    O que mapear antes de implementar

    A maioria dos projetos de integração fracassa não por problemas técnicos, mas por mapeamento insuficiente dos processos. Antes de começar, documente:

    • Campos obrigatórios no ERP: centro de custo, conta contábil, projeto, filial — quais são obrigatórios em cada lançamento?
    • Fluxo de aprovação atual: como as viagens são aprovadas hoje? Quem é o aprovador de cada área? O ERP tem fluxo de aprovação ou isso acontece fora dele?
    • Tratamento de exceções: o que acontece quando uma despesa não tem centro de custo definido? Quando o colaborador paga do próprio bolso fora da plataforma?
    • Prazo de competência: a despesa deve ser lançada na data de emissão da passagem ou na data da viagem? Isso impacta diretamente a apuração mensal de resultados.
    • Tratamento fiscal: créditos de PIS/COFINS sobre despesas de viagem exigem campos específicos no lançamento. Valide com o contador antes de implementar.

    Indicadores para medir o sucesso da integração

    Após a implementação, monitore:

    • Taxa de conciliação automática: percentual de despesas conciliadas sem intervenção manual. Meta: acima de 85%.
    • Tempo de fechamento mensal: quanto tempo o financeiro leva para fechar as despesas de viagem. A integração deve reduzir em pelo menos 50%.
    • Erros de lançamento: número de lançamentos com erro de centro de custo ou conta contábil por mês. Deve cair para próximo de zero.
    • Satisfação do time financeiro: quantitativa ou qualitativa — a integração precisa ser percebida como melhora real, não só como mudança.

    Como a getFly facilita essa integração

    A getFly foi desenvolvida com foco em integrações empresariais. Nossa plataforma gera dados estruturados de cada emissão — passagem, hospedagem, veículo, seguro — com as informações necessárias para o lançamento contábil: valor, fornecedor, data, centro de custo e viajante responsável.

    Para SAP, TOTVS e Omie, nossa equipe de implementação mapeia o fluxo e configura a integração. Para outros ERPs, disponibilizamos exportação padronizada e API documentada. O objetivo é que o financeiro nunca precise digitar manualmente uma despesa de viagem.

    Conclusão

    Integrar viagens corporativas ao ERP não é um projeto de TI isolado — é uma decisão de gestão financeira que impacta visibilidade, controle e eficiência operacional. Empresas que fazem essa integração corretamente reduzem o tempo de fechamento mensal, eliminam erros de conciliação e transformam dados de viagem em insumo para decisões estratégicas. Se você quer começar essa jornada, fale com a getFly.

  • Cartão Corporativo de Viagens: Vale a Pena Ter?

    Cartão Corporativo de Viagens: Vale a Pena Ter?

    Cartão corporativo de viagens é um dos temas mais debatidos entre gestores financeiros e de RH. Vale centralizar os gastos de viagem em um cartão dedicado? A resposta depende do estágio da empresa, do volume de viagens e, principalmente, de como você pretende controlar o uso. Este artigo analisa os prós, os contras e o que realmente importa antes de contratar.

    O que é um cartão corporativo de viagens — e o que ele não é

    O cartão corporativo de viagens é emitido com foco em despesas relacionadas a deslocamentos: passagens, hospedagens, refeições, transporte e afins. Diferente do cartão corporativo genérico, ele pode ter configurações específicas por categoria de gasto, limites individuais por viajante e integração com plataformas de gestão de viagens.

    No Brasil, os principais emissores são Visa e Mastercard, com produtos oferecidos por Itaú Empresas, Bradesco Empresarial, Santander Corporate, Banco do Brasil Empresas e fintechs como Nubank Empresas e Inter Empresas. Cada produto tem uma proposta diferente em termos de limites, programas de pontos e integração tecnológica.

    O que o cartão corporativo não é: uma solução de controle. O cartão centraliza os gastos, mas não os controla. Sem política de viagens, sem processo de aprovação e sem auditoria, o cartão corporativo vira um passivo — não um ativo.

    As vantagens reais que justificam a contratação

    Centralização e visibilidade imediata

    Todas as despesas ficam num único extrato, acessível em tempo real pelo financeiro. Isso elimina o tempo gasto em conciliar notas fiscais, recibos e comprovantes enviados por e-mail. O financeiro vê os gastos de cada viajante, por categoria, antes do fechamento do mês.

    Eliminação do reembolso como processo principal

    O modelo de reembolso — onde o colaborador paga do próprio bolso e espera semanas pelo ressarcimento — é um dos maiores geradores de insatisfação em gestão de viagens. O cartão corporativo elimina esse atrito. O colaborador viaja, usa o cartão, e o financeiro concilia diretamente na fatura.

    Acúmulo estratégico de pontos e milhas

    Dependendo do cartão escolhido, cada real gasto gera pontos que podem ser convertidos em milhas aéreas. Se a empresa gasta R$ 500.000 por ano em viagens no cartão e o produto oferece 1 ponto por real, isso representa até 500.000 pontos acumulados — suficientes para emitir dezenas de passagens domésticas sem custo adicional.

    Limites individuais configuráveis

    É possível definir um teto de gastos por colaborador, por viagem ou por categoria de despesa. Um gerente regional pode ter limite de R$ 3.000 por viagem, enquanto um analista tem R$ 1.500. Esses limites funcionam automaticamente, sem aprovação manual a cada transação dentro da política.

    Dados para negociação com fornecedores

    O histórico consolidado de gastos por fornecedor facilita a negociação de tarifas com hotéis e aéreas. Mostrar para um hotel que a empresa gasta R$ 80.000 por ano em diárias naquele estabelecimento é o argumento mais poderoso para conseguir um desconto corporativo.

    As desvantagens que ninguém conta

    Controle depende do processo, não do cartão

    O equívoco mais comum é acreditar que o cartão vai resolver o problema de controle. Não vai. Se não houver política clara e auditoria regular, o cartão corporativo amplifica os problemas — porque agora as despesas fora da política aparecem no extrato da empresa, não só no bolso do colaborador.

    Custo de emissão e anuidade

    Produtos premium — com acesso a salas VIP, seguro viagem incluso e programa de pontos robusto — cobram anuidade por cartão emitido. Para empresas com 30 viajantes ativos, isso pode representar R$ 15.000 a R$ 30.000 por ano, só em anuidades. Esse custo precisa ser pesado contra os benefícios esperados.

    Integração limitada com ERPs e plataformas de viagem

    Poucos cartões brasileiros se integram nativamente com ERPs populares (SAP, TOTVS, Omie) ou com plataformas de gestão de viagens. Na prática, o financeiro ainda vai conciliar manualmente se os sistemas não conversarem. Antes de contratar, verifique quais integrações estão disponíveis e qual é o custo de implementá-las.

    Risco de uso indevido

    Sem monitoramento em tempo real, o cartão corporativo pode ser usado fora da política sem que o gestor perceba imediatamente. Supermercados, farmácias, eletrônicos — categorias que claramente não são de viagem mas que podem passar pela aprovação automática do cartão se não houver bloqueio configurado por MCC (Merchant Category Code).

    Dependência de um único fornecedor

    Concentrar todos os gastos de viagem num cartão de um banco específico cria dependência. Se o banco tiver instabilidade, se o produto for descontinuado ou se as condições mudarem, a empresa precisa migrar de produto — o que pode ser trabalhoso e custoso.

    Quando vale a pena contratar

    O cartão corporativo de viagens faz sentido quando a empresa tem:

    • Mais de 15 viajantes ativos por mês
    • Política de viagens estabelecida e comunicada
    • Processo de auditoria mensal das despesas
    • Integração ou compatibilidade com o ERP usado pelo financeiro
    • Volume suficiente para justificar o custo de anuidades

    Nesse cenário, o ganho em visibilidade e eficiência é real e mensurável.

    Quando não vale a pena

    O cartão é prematuro quando a empresa:

    • Não tem política de viagens formalizada
    • Não tem processo de auditoria de despesas
    • Tem menos de 10 viajantes ativos por mês
    • Não tem integração com o ERP (e não tem capacidade de desenvolver)

    Nesses casos, o cartão aumenta o risco sem trazer o benefício esperado. É melhor estruturar o processo primeiro e contratar o cartão depois.

    Como avaliar os produtos disponíveis no mercado brasileiro

    Na hora de comparar produtos, analise:

    • Programa de pontos: quantos pontos por real gasto? Para onde os pontos podem ser transferidos? Qual é a validade?
    • Benefícios de viagem incluso: seguro viagem, acesso a sala VIP, seguro cancelamento de voo — itens que reduzem outros custos
    • Controles disponíveis: é possível bloquear categorias por MCC? Configurar limites individuais pela plataforma do banco?
    • Integração tecnológica: tem API ou exportação para CSV? Qual ERP é suportado nativamente?
    • Suporte a empresas: há um gerente de conta dedicado para questões corporativas?

    Como a getFly complementa o cartão corporativo

    A getFly centraliza a emissão de passagens e hospedagens com IA, gerando dados estruturados de cada viagem antes mesmo do gasto acontecer. Quando o cartão entra em cena, ele está operando dentro de uma viagem já aprovada — reduzindo o risco de uso indevido e facilitando a conciliação.

    Além disso, ao usar milhas corporativas para emissão de passagens, a getFly reduz o volume de gastos que precisam passar pelo cartão, otimizando o fluxo de caixa da empresa. Para cada passagem emitida com milhas, o limite do cartão corporativo fica disponível para outras despesas.

    Conclusão

    O cartão corporativo de viagens é uma ferramenta poderosa quando está inserido num processo maduro de gestão. Sozinho, ele centraliza mas não controla. Avalie o estágio atual da sua empresa antes de decidir — e se quiser entender como a getFly pode complementar essa estrutura, fale com a gente.

  • Como Negociar Tarifas Corporativas com Companhias Aéreas

    Como Negociar Tarifas Corporativas com Companhias Aéreas

    Negociar tarifas corporativas com companhias aéreas é uma das formas mais eficazes de reduzir o custo de viagens da sua empresa. Ainda assim, muitos gestores deixam esse dinheiro na mesa por não saber como iniciar a conversa, o que pedir ou como se preparar para essa negociação. Este guia cobre o processo completo — do primeiro contato à assinatura do acordo — com base em como as companhias aéreas realmente funcionam no Brasil.

    O que são tarifas corporativas e por que elas existem

    Tarifas corporativas são condições especiais de preço negociadas diretamente entre uma empresa e uma companhia aérea. Elas existem porque as aéreas preferem garantir volume previsível de passagens do que depender exclusivamente do mercado spot. Para a empresa, o benefício é duplo: preço menor e condições mais flexíveis — remarcação sem multa, bagagem incluída, upgrade facilitado.

    No Brasil, as três principais companhias que oferecem acordos corporativos são LATAM, Gol e Azul. Cada uma tem uma estrutura diferente de benefícios e volume mínimo exigido. A LATAM, historicamente, tem o processo mais formal, com executivos de contas dedicados. A Gol e a Azul têm programas como o Gol Corporativo e o Azul Empresa, que permitem inscrição mesmo para empresas com volume menor.

    A maioria das negociações começa quando a empresa atinge entre 50 e 100 passagens domésticas por ano. Abaixo disso, os programas de fidelidade corporativa (sem negociação de preço) já oferecem benefícios relevantes sem exigir contrato.

    Como se preparar: o dossiê que faz diferença

    As aéreas negociam com base em histórico e projeção. Chegar numa reunião sem dados é o caminho mais rápido para um acordo mediano. Antes de qualquer contato, levante:

    • Volume dos últimos 12 meses: quantidade de passagens e valor total gasto por companhia aérea
    • Rotas mais frequentes: quais trechos concentram mais gasto (ex: GRU-BSB, GRU-GIG, GRU-CNF)
    • Número de viajantes ativos: quantos colaboradores viajam a trabalho regularmente
    • Distribuição por classe: percentual de viagens em econômica versus executiva
    • Projeção de crescimento: a empresa vai crescer? Novos escritórios? Novas operações?

    Com esse dossiê, você entra na negociação com poder real. A aérea vai calcular o valor do contrato com você — e quanto mais robusto for o histórico, melhor o desconto oferecido.

    Um segundo elemento importante é o share of wallet: que percentual do seu volume total de passagens você está disposto a dar para aquela aérea? Se você compra de três aéreas e propõe concentrar 70% do volume em uma delas, isso vale muito na negociação.

    O que negociar além do preço

    O erro mais comum é focar apenas no percentual de desconto sobre a tarifa publicada. Na prática, o pacote completo pode valer mais do que o desconto em si. Negocie:

    Flexibilidade tarifária

    Remarcação gratuita ou com taxa reduzida é especialmente valiosa para viagens de urgência, onde a passagem já é cara. Algumas tarifas corporativas permitem remarcar até 24 horas antes do voo sem custo — o que no mercado spot exigiria uma nova passagem.

    Franquia de bagagem

    Para equipes que viajam com equipamentos, amostras ou materiais de apresentação, franquia de bagagem incluída representa economia real em cada viagem. Em voos domésticos da Gol e da Azul, a bagagem despachada tem custo adicional no mercado padrão — com tarifa corporativa, pode estar inclusa.

    Acúmulo de milhas no programa corporativo

    As milhas geradas pelas viagens da empresa podem ser acumuladas num programa corporativo separado dos perfis individuais dos colaboradores. Essas milhas corporativas podem ser usadas para emitir novas passagens, reduzindo ainda mais o custo por viagem ao longo do ano. Este é um dos benefícios mais subestimados das tarifas corporativas.

    Acesso a salas VIP

    Para viajantes frequentes, o acesso a salas VIP melhora a experiência e reduz custos com refeições em aeroportos. Negocie tanto o acesso para executivos quanto o número de visitas por mês incluídas no contrato.

    Upgrades de assento

    Para voos longos ou para perfis específicos (diretores, comerciais estratégicos), upgrades facilitados — por menor quantidade de milhas ou mediante lista de espera prioritária — são um benefício relevante que não aparece na tarifa mas agrega valor real.

    Como abordar cada companhia aérea

    LATAM

    A LATAM tem a estrutura mais formal. O caminho correto é solicitar contato com um executivo de contas corporativo pelo site da LATAM Empresas. Com volume relevante (acima de 200 passagens/ano), o processo inclui reunião formal, análise do dossiê e proposta customizada. Para volumes menores, o LATAM Travel é o programa de entrada, com benefícios automáticos sem negociação individual.

    GOL

    O Gol Corporativo é o programa de relacionamento da Gol com empresas. A adesão é gratuita e imediata — mas os descontos escalados dependem de volume. Para negociação direta, o canal é o time comercial da Gol, acessado via site ou por indicação de um consultor de travel management.

    Azul

    O Azul Empresa funciona de forma similar ao Gol Corporativo. Destaque para rotas secundárias — cidades que a LATAM e a Gol não cobrem diretamente, como Campinas, Juiz de Fora e Vitória. Para empresas com operações no interior do Brasil, a Azul pode ser o parceiro mais estratégico, mesmo com menor volume total.

    Erros que sabotam a negociação

    • Negociar sem dados: sem histórico, a aérea oferece o contrato padrão — que qualquer empresa consegue.
    • Focar só no desconto percentual: um desconto de 8% sobre tarifa publicada pode valer menos do que remarcação gratuita numa empresa com muitas alterações de itinerário.
    • Assinar sem ler cláusulas de performance: alguns contratos exigem volume mínimo anual. Se você não bater a meta, perde o benefício — ou paga multa.
    • Negociar apenas com uma aérea: a competição entre aéreas é seu maior aliado. Sempre negocie com duas ou três em paralelo.
    • Não revisar o contrato: tarifas corporativas devem ser revisadas ao menos uma vez por ano, pois o mercado de aviação muda com frequência.

    Como a getFly potencializa sua negociação

    Ter uma plataforma centralizada de gestão de viagens transforma sua posição na mesa de negociação. Com a getFly, você acessa o histórico completo de emissões, rotas e gastos em tempo real — exatamente o dossiê que as aéreas pedem. Isso significa entrar na reunião com dados precisos e sair com um acordo melhor.

    Além disso, a getFly combina tarifas corporativas negociadas com emissão via milhas aéreas, criando uma camada adicional de economia de até 50% por passagem. O resultado é um custo total de viagens significativamente menor, mesmo sem um grande volume para negociar.

    Nossa IA também monitora as tarifas em tempo real e identifica quando vale usar milhas em vez da tarifa negociada — otimizando cada emissão individualmente, não apenas no agregado.

    O que esperar após a assinatura

    Um contrato corporativo com companhia aérea não é um evento pontual — é o início de um relacionamento que exige gestão. Após a assinatura:

    • Comunique internamente as rotas e condições negociadas
    • Configure sua plataforma de gestão de viagens para priorizar a companhia contratada nas rotas cobertas
    • Monitore mensalmente se o volume projetado está sendo entregue
    • Marque uma revisão semestral com o executivo de contas para ajustar condições

    Empresas que gerenciam ativamente o contrato — em vez de assinar e esquecer — conseguem renegociações melhores no ciclo seguinte.

    Conclusão

    Negociar tarifas corporativas exige preparo, dados e persistência. Mas o retorno compensa: empresas com acordos ativos economizam, em média, entre 15% e 30% nos custos de viagem anual. Comece pelo levantamento de dados internos, identifique as aéreas mais relevantes para suas rotas e marque a primeira reunião. Se quiser uma análise completa do potencial de economia das viagens da sua empresa, fale com a getFly.

  • Segurança do Viajante Corporativo: O Que a Empresa Precisa Garantir

    Segurança do Viajante Corporativo: O Que a Empresa Precisa Garantir

    A responsabilidade da empresa com quem viaja a trabalho

    Quando um colaborador viaja a serviço da empresa, a responsabilidade pelo seu bem-estar não termina no embarque. A empresa tem obrigações — legais e éticas — com quem está representando a organização fora do escritório.

    Em situações de emergência, a empresa precisa saber onde o colaborador está, como entrar em contato e quais recursos estão disponíveis para apoiá-lo. Sem essas informações organizadas, uma emergência vira uma crise.

    O que um programa de segurança do viajante corporativo cobre

    Seguro viagem corporativo

    O seguro viagem é o elemento mais básico. Para viagens nacionais, cobre assistência médica, cancelamento de voo e bagagem. Para internacionais, inclui cobertura médica com valores mais altos, repatriação e assistência jurídica.

    O erro mais comum é contratar seguro com cobertura insuficiente para o destino ou para o perfil de risco da viagem. Uma reunião de negócios em São Paulo tem perfil diferente de uma visita a campo em uma região remota.

    Rastreabilidade do itinerário

    A empresa precisa saber, a qualquer momento, onde está cada colaborador em viagem de trabalho. Isso não é vigilância — é uma medida de segurança. Em caso de emergência (acidente, desastre natural, instabilidade política), a empresa precisa ser capaz de localizar e contatar os viajantes afetados.

    Plataformas de gestão de viagens que centralizam todos os itinerários permitem essa rastreabilidade de forma automática. O gestor sabe quem está em qual cidade, em qual hotel, com qual voo de retorno — sem precisar ligar para cada colaborador.

    Protocolo de emergência claro

    O colaborador em viagem precisa saber: quem ligar em caso de problema, qual é o número de assistência do seguro, como solicitar suporte da empresa. Essas informações precisam estar acessíveis — não em um documento no computador do escritório, mas em algo que o colaborador tenha disponível enquanto está viajando.

    Análise de risco por destino

    Antes de enviar colaboradores para destinos com algum nível de risco (instabilidade política, condições climáticas adversas, alto índice de criminalidade), a empresa deve ter um processo de avaliação. Para a maioria das viagens domésticas de rotina, isso é simples. Para viagens internacionais, especialmente para destinos menos convencionais, pode requerer um briefing específico.

    Seguro de viagem: o que avaliar

    • Cobertura médica: qual é o limite? Inclui internação? Cobre doenças preexistentes?
    • Cobertura de cancelamento: em que condições o reembolso é válido?
    • Assistência 24h: há um número de contato disponível a qualquer hora?
    • Cobertura geográfica: o seguro cobre o destino específico da viagem?
    • Repatriação: para viagens internacionais, está incluída?

    Responsabilidade legal da empresa com viajantes

    No Brasil, a legislação trabalhista prevê responsabilidade do empregador sobre acidentes ocorridos durante a jornada de trabalho — incluindo deslocamentos a serviço. Viagens de trabalho se enquadram nessa categoria.

    Isso significa que um acidente durante uma viagem corporativa pode gerar responsabilidade para a empresa. Ter protocolos de segurança documentados e seguros adequados não é apenas boa prática: é uma forma de gestão de risco. [Recomenda-se consulta jurídica para análise específica]

    Como a Getfly contribui para a segurança do viajante

    A plataforma da Getfly centraliza todos os itinerários de viagem — passagens, hospedagens, transporte e seguros — em um único painel. O gestor tem acesso em tempo real à situação de cada colaborador em viagem, incluindo o histórico de pedidos e os dados de contato registrados na plataforma. A inclusão de seguro viagem no fluxo de compra garante que a cobertura seja adquirida junto com o restante do itinerário.

    Acesse Getfly.app para saber mais.

    FAQ

    A empresa é responsável pelo viajante corporativo em caso de acidente?

    Sim. Acidentes ocorridos durante viagens a serviço da empresa podem ser enquadrados como acidente de trabalho pela legislação brasileira. Seguros adequados e protocolos de segurança reduzem a exposição da empresa. [Recomenda-se consulta jurídica específica]

    Seguro viagem é obrigatório para colaboradores em viagem corporativa?

    Para viagens internacionais, alguns países exigem seguro saúde com cobertura mínima como condição de entrada. Para viagens domésticas, não há obrigação legal, mas o seguro é fortemente recomendado por questões de gestão de risco. [Verificar legislação atualizada]

    Como saber onde estão os colaboradores em viagem de trabalho?

    A forma mais eficiente é centralizar todos os itinerários em uma plataforma de gestão de viagens. Com todos os voos, hospedagens e transportes registrados em um único sistema, o gestor tem visibilidade completa em tempo real.

    O que incluir no kit de segurança para viajantes corporativos?

    Número de assistência do seguro, contato de emergência na empresa, itinerário completo da viagem, informações sobre cobertura do seguro e protocolo a seguir em caso de emergência. Essas informações devem estar acessíveis no celular do colaborador, não apenas em documentos no escritório.

    Sugestão de links internos futuros: gestão de viagens corporativas, hospedagem corporativa, política de viagens corporativas, compliance em viagens corporativas.

  • Viagens Corporativas em 2026: O Que Mudou e O Que Esperar

    Viagens Corporativas em 2026: O Que Mudou e O Que Esperar

    O que está diferente em 2026

    O mercado de viagens corporativas voltou ao volume pré-pandemia — e voltou com uma pressão adicional: as empresas querem mais controle sobre os gastos e menos burocracia para os viajantes. Essas duas demandas, que antes pareciam contraditórias, estão sendo resolvidas pela tecnologia.

    Três movimentos estão redefinindo como as empresas viajam hoje.

    IA no centro do processo de compra

    A inteligência artificial saiu das apresentações de conferência e chegou ao fluxo de compra de passagens. Plataformas com IA conversacional permitem que o colaborador descreva o que precisa em linguagem natural e receba opções em segundos — sem formulários de busca, sem múltiplas abas abertas, sem a complexidade dos sistemas tradicionais.

    A mudança não é apenas de velocidade. É de experiência. Um colaborador que usa uma plataforma com interface de chat aprende a usá-la em minutos. O mesmo colaborador pode levar horas para dominar um sistema de reservas tradicional — e frequentemente desiste e usa o cartão pessoal.

    A adoção da plataforma — sempre um desafio para o gestor — melhora significativamente quando a interface é familiar.

    Milhas corporativas: do nicho para o mainstream

    O uso de milhas para emissão de passagens sempre foi possível no ambiente corporativo, mas ficou restrito a quem tinha tempo e expertise para operar manualmente. Em 2026, plataformas que integram emissão por milhas no fluxo corporativo tornam esse processo acessível para qualquer empresa — sem a necessidade de um especialista em programas de fidelidade.

    O impacto é mais significativo exatamente onde a empresa mais sofre: nas compras de última hora. Enquanto a tarifa de balcão pode triplicar nos dias que antecedem um voo, a emissão por milhas mantém um custo mais estável — gerando economia de até 50% em situações de urgência.

    Essa é uma oportunidade que os concorrentes B2B tradicionais ainda não exploram de forma direta. As empresas que adotam essa modalidade agora têm uma vantagem de custo que pode demorar anos para os concorrentes replicar.

    Pressão por orçamento cria demanda por dados melhores

    Com CFOs e diretores financeiros sob pressão crescente para reduzir custos operacionais, viagens corporativas deixaram de ser um centro de custo ignorado e passaram a ser uma área de análise ativa.

    O que antes era tratado como despesa necessária e incontrolável agora tem KPIs definidos: gasto médio por viagem, antecedência média de compra, percentual de viagens dentro da política, custo por destino. Empresas que não têm esses dados estão gerenciando às cegas.

    A demanda por plataformas com dashboards em tempo real cresceu diretamente dessa pressão por accountability. O financeiro não aceita mais relatórios de viagem que chegam no fim do mês. Quer ver os números agora.

    Self-booking em expansão

    O modelo em que um comprador central faz todas as reservas da empresa está dando lugar ao self-booking: o próprio colaborador compra sua viagem dentro dos limites da política, sem depender de um intermediário.

    Isso reduz o gargalo operacional e aumenta a agilidade — o colaborador que precisa de um voo urgente não precisa esperar que um comprador processe a solicitação. A plataforma garante a conformidade com a política de forma automática.

    Para o modelo funcionar, a interface precisa ser simples o suficiente para qualquer colaborador usar — não apenas os frequentes. Interfaces conversacionais com IA reduzem a curva de aprendizado ao mínimo.

    Modelo de assinatura por empresa versus por usuário

    Uma mudança de modelo de negócio que está ganhando espaço: plataformas com cobrança por empresa (mensalidade fixa) em vez de cobrança por usuário. Para organizações com centenas de colaboradores mas poucos viajantes frequentes, o modelo por usuário pode gerar um custo fixo alto sem proporcionalidade de uso.

    O modelo por empresa tem custo previsível e não penaliza o crescimento da equipe. Quanto mais o headcount da empresa cresce, mais a vantagem do modelo fixo se acentua.

    O que as empresas mais eficientes já fazem diferente

    • Centralizam todas as compras de viagem em uma única plataforma — sem exceções
    • Usam emissão por milhas nos voos de urgência, onde o impacto de custo é maior
    • Têm dashboards com dados em tempo real, não apenas relatórios retroativos
    • Implementaram self-booking com aprovação automática para compras dentro da política
    • Medem antecedência média de compra como KPI de gestão, não apenas custo total

    A Getfly nesse contexto

    A Getfly foi construída para esse momento: IA conversacional como interface principal, emissão por milhas integrada ao fluxo corporativo, cobertura de aéreo + hotel + carro + seguro, dashboard em tempo real e modelo de assinatura fixo por empresa — R$ 500 por mês, sem custo por usuário. É uma plataforma desenhada para as tendências que já estão acontecendo, não para o mercado de 2019.

    Conheça em Getfly.app.

    FAQ

    O que está mudando nas viagens corporativas em 2026?

    Três movimentos principais: adoção de IA no processo de compra, uso de milhas corporativas para redução de custo (especialmente em urgências) e pressão por dados em tempo real para gestão financeira de viagens. As empresas mais eficientes já implementaram os três.

    Viagens corporativas vão diminuir com o home office?

    O volume de viagens corporativas voltou aos patamares pré-pandemia e continua crescendo. Home office mudou a frequência de algumas reuniões internas, mas não substituiu viagens para clientes, eventos e treinamentos presenciais.

    Qual é a maior tendência em travel tech para empresas em 2026?

    IA conversacional no processo de reserva e integração de emissão por milhas no fluxo corporativo são as inovações com maior impacto prático. A segunda especificamente representa um oceano azul: nenhum dos grandes players B2B do mercado explora essa modalidade de forma direta.

    Como uma empresa pode se preparar para as mudanças em viagens corporativas?

    Três passos: centralizar as compras em uma plataforma que entregue dados em tempo real, revisar a política de viagens para incluir emissão por milhas como modalidade válida, e medir KPIs de gestão de viagens além do custo total — como antecedência média de compra e percentual de conformidade com a política.

    Sugestão de links internos futuros: milhas corporativas, gestão de viagens corporativas, plataforma de gestão de viagens, passagens aéreas corporativas.

  • Como Saber Se Sua Política de Viagens Está Desatualizada

    Como Saber Se Sua Política de Viagens Está Desatualizada

    Quando a política vira um documento do passado

    Políticas de viagem são criadas em um momento específico — com os preços daquele mercado, o tamanho daquela equipe e as necessidades daquela operação. O problema é que empresas crescem, preços mudam e formas de trabalhar evoluem. A política, na maioria das vezes, não acompanha.

    O resultado é um documento que existe, que tecnicamente está “em vigor”, mas que descreve uma realidade que já não existe mais. E enquanto ninguém percebe, a empresa toma decisões com base em critérios errados.

    Sinal 1: Muitas exceções aprovadas todo mês

    Este é o indicador mais claro. Se o gestor está aprovando exceções à política de viagens com frequência — hospedagem acima do teto, passagem de última hora sem justificativa formal, reembolso de item não previsto — a política já não descreve como a empresa opera na prática.

    Exceções pontuais são normais. Exceções recorrentes para as mesmas situações são um sinal de que a política precisa ser atualizada para refletir a realidade.

    Como verificar: conte quantas exceções foram aprovadas nos últimos 90 dias. Se passarem de 15-20% das viagens, a política está desatualizada em algum ponto.

    Sinal 2: Os tetos de hospedagem não cobrem opções razoáveis

    Pesquise agora, em qualquer portal de reservas, o valor médio de um hotel de negócios adequado nas cidades mais frequentes da empresa. Compare com o teto definido na política.

    Se o teto está abaixo dos resultados encontrados para opções básicas de negócios, ele está desatualizado. A inflação hoteleira e a dinâmica de demanda em grandes cidades podem tornar um teto razoável em 2022 completamente impraticável em 2026.

    Sinal 3: A política não menciona milhas corporativas

    O uso de milhas para emissão de passagens corporativas está se consolidando como prática de mercado — especialmente em plataformas modernas que integram essa modalidade ao fluxo corporativo normal. Uma política que não menciona milhas está omitindo uma das maiores oportunidades de economia em viagens de urgência.

    A ausência da regra cria ambiguidade: a empresa pode usar milhas? Quem decide? O que acontece com as milhas acumuladas? Sem resposta formal, cada gestor decide individualmente — o que gera inconsistência.

    Sinal 4: A política não cobre novos perfis de deslocamento

    Empresas que cresceram, abriram filiais, passaram a ter equipe remota ou intensificaram viagens internacionais frequentemente operam com uma política criada quando o perfil de viagens era diferente.

    Uma política criada para uma empresa de 50 pessoas que viajava principalmente para São Paulo e Brasília não serve diretamente para uma empresa de 300 pessoas que agora viaja para cidades do interior, faz viagens internacionais mensais e tem colaboradores em diferentes regiões do Brasil.

    Como verificar: compare os destinos e perfis de viagem dos últimos 12 meses com os previstos na política. Se há lacunas, a política está incompleta.

    Sinal 5: O fluxo de aprovação cria gargalo

    Se os colaboradores reclamam que as aprovações demoram e que as passagens ficam mais caras enquanto esperam, o fluxo de aprovação da política está gerando custo invisível. O atraso entre a solicitação e a aprovação se converte diretamente em tarifa mais alta.

    Políticas que foram criadas com aprovação manual para todas as viagens, sem distinção de valor ou destino, costumam acumular esse problema conforme o volume de viagens cresce.

    Sinal 6: A política não foi revisada nos últimos 18 meses

    Este é o sinal mais simples. Se ninguém revisou a política nos últimos 18 meses, ela quase certamente está desatualizada em algum ponto — mesmo que não haja sinal visível ainda. Preços de mercado, legislação trabalhista e práticas de gestão de viagens mudam com frequência suficiente para tornar necessária uma revisão anual.

    O que fazer quando a política está desatualizada

    A ação depende do grau de desatualização:

    • Ajustes pontuais (tetos fora do mercado, um ou dois itens faltando): revisar as seções específicas, comunicar as mudanças e atualizar o documento.
    • Desatualização estrutural (fluxo de aprovação errado, categorias ausentes, política que não reflete a operação atual): reconstruir do início com os critérios atuais da empresa.

    A Getfly oferece o modo “Analisar a minha” para quem já tem uma política e quer identificar os gaps. Você submete os critérios atuais e recebe um diagnóstico dos pontos de atenção e oportunidades de ajuste — em cerca de 15 minutos.

    Acesse: https://getfly.app/politica

    Se a política atual precisar ser reconstruída do zero, veja: Como criar uma política de viagens corporativas do zero.

    Veja também: Por que a equipe descumpre a política de viagens — muitas vezes o descumprimento é o primeiro sintoma visível de uma política desatualizada.

    FAQ

    Com que frequência revisar a política de viagens corporativas?

    No mínimo uma vez ao ano. Revisões extras são recomendadas após mudanças significativas na empresa (crescimento de equipe, novos mercados, alterações no perfil de viagens) ou quando o número de exceções aprovadas começa a crescer.

    Quais partes da política de viagens ficam desatualizadas mais rápido?

    Os tetos de hospedagem e alimentação, que dependem de preços de mercado que mudam com inflação e demanda. Em segundo lugar, o fluxo de aprovação, que frequentemente não acompanha o crescimento da equipe e do volume de viagens.

    Como saber se os tetos da política de viagens estão corretos?

    Pesquise nos portais de reserva as opções disponíveis nas cidades mais frequentes, na categoria de negócios, para datas típicas da empresa. Se o teto da política está abaixo da mediana dos resultados encontrados, precisa de atualização.

    Política de viagens precisa ser aprovada pela diretoria a cada revisão?

    Depende da governança da empresa. Para ajustes pontuais (atualização de valores), a aprovação do gestor financeiro costuma ser suficiente. Para mudanças estruturais (fluxo de aprovação, categorias novas), é recomendável envolvimento da diretoria e do RH. [Verifique a política de governança interna]

    Sugestão de links internos futuros: por que a equipe descumpre a política de viagens, teto de gasto em viagens corporativas, modelo de política de viagens, compliance em viagens corporativas.

  • Por Que a Equipe Descumpre a Política de Viagens (e Como Resolver)

    Por Que a Equipe Descumpre a Política de Viagens (e Como Resolver)

    A política existe. O descumprimento também. O que está errado?

    Este é um dos cenários mais comuns em gestão de viagens corporativas: a empresa investe tempo para criar uma política, publica o documento, comunica para a equipe — e dois meses depois as pessoas ainda estão comprando passagens fora do prazo, hospedagens acima do teto e submetendo reembolsos sem comprovante.

    A primeira reação é atribuir o problema à falta de cuidado dos colaboradores. Mas na maioria dos casos, o descumprimento tem causas estruturais — e não vai resolver com uma mensagem de e-mail reforçando as regras.

    Causa 1: A política não está integrada ao fluxo de compra

    Se o colaborador precisa consultar um PDF separado antes de fazer uma compra, ele provavelmente não vai consultar. A política precisa estar presente no momento da decisão — não em um documento que exige que a pessoa interrompa o fluxo para ir buscar.

    Plataformas de gestão de viagens que aplicam as regras da política automaticamente no momento da compra eliminam esse problema. O colaborador vê, na tela de busca, quais opções estão dentro da política e quais exigem aprovação adicional. Não precisa lembrar — o sistema lembra por ele.

    Como resolver: integrar a política ao sistema de compra, não apenas ao documento.

    Causa 2: As regras são ambíguas ou contraditórias

    Políticas escritas com linguagem vaga criam interpretações diferentes. “Hotel de padrão adequado” não é uma regra — é uma opinião. “Passagem em classe econômica, salvo exceções justificadas” abre espaço para que qualquer viagem seja uma “exceção justificada”.

    Quanto mais subjetiva a regra, mais o colaborador vai interpretar a favor do conforto — e mais o gestor vai ter que decidir caso a caso, que é exatamente o que a política deveria evitar.

    Como resolver: substituir julgamentos subjetivos por critérios objetivos. Não “hotel adequado”, mas “hotel de até R$ X por noite em capitais”. Não “classe econômica salvo exceções”, mas “classe econômica para voos de até 4 horas; executiva para voos acima de 6 horas e para diretores”.

    Causa 3: O processo de aprovação é lento demais

    Quando a aprovação de uma viagem demora dias, o colaborador tem duas opções: esperar e ver a passagem ficar mais cara, ou comprar no cartão pessoal e submeter como reembolso depois. Muitos escolhem a segunda — e com razão prática, mesmo que isso fuja do processo correto.

    Um gargalo de aprovação incentiva exatamente o comportamento que a política tenta evitar: compras individuais, sem rastreabilidade e fora dos parâmetros.

    Como resolver: automatizar aprovações para compras dentro dos limites da política. Compras que respeitam teto, antecedência e classe de viagem são aprovadas sem intervenção humana. Apenas exceções chegam para o gestor.

    Causa 4: Os tetos estão descalibrados com o mercado

    Uma diária de hotel com teto abaixo do que existe disponível no mercado não é um teto — é uma garantia de que todos vão pedir exceção. Quando a exceção vira regra, a política perde credibilidade.

    O colaborador que já tentou se hospedar dentro do teto e não conseguiu aprende rápido que a aprovação de exceção é garantida. A partir daí, para de procurar dentro do teto.

    Como resolver: revisar os tetos com dados de mercado atuais. Se mais de 20% das viagens para um destino geram exceção de hospedagem, o teto está errado — não o comportamento da equipe.

    Causa 5: A política nunca foi apresentada adequadamente

    Enviar o PDF por e-mail não é comunicar uma política. A maioria das pessoas não lê documentos que chegam por e-mail sem contexto. E quem lê uma vez, raramente lembra dos detalhes meses depois.

    A política precisa ser apresentada de forma ativa: em onboarding de novos colaboradores, em sessão específica com a equipe que mais viaja, com explicação do racional por trás de cada regra. Pessoas que entendem o motivo de uma regra cumprem mais do que pessoas que apenas receberam o documento.

    Como resolver: tratar a comunicação da política como um processo, não como um evento único de envio de e-mail.

    O diagnóstico da política que a equipe ignora

    Se a equipe está descumprindo a política sistematicamente, o primeiro passo é diagnosticar qual das causas acima está em jogo — ou se são várias combinadas. Tetos descalibrados, fluxo de aprovação lento e regras ambíguas frequentemente coexistem.

    A Getfly oferece o modo “Analisar a minha” no construtor de política: você submete os critérios da política atual e recebe um diagnóstico dos gaps e oportunidades de ajuste. Acesse em https://getfly.app/politica.

    Veja também: Como criar uma política de viagens corporativas do zero — útil para reconstruir do início quando a política atual está comprometida demais para ser ajustada.

    FAQ

    Por que a equipe não segue a política de viagens?

    As causas mais comuns são: política não integrada ao fluxo de compra, regras ambíguas que abrem espaço para interpretação, aprovação lenta que incentiva compras individuais, tetos fora da realidade do mercado e comunicação inadequada das regras.

    Como fazer a equipe seguir a política de viagens?

    A abordagem mais eficaz é estrutural: integrar a política ao sistema de compra (o sistema aplica as regras automaticamente), substituir critérios subjetivos por valores objetivos e automatizar aprovações para compras dentro do padrão.

    O que fazer quando a política de viagens é ignorada sistematicamente?

    Antes de reforçar a comunicação das regras, diagnostique a causa raiz. Se os tetos estão descalibrados ou o processo de aprovação é um gargalo, comunicar as regras novamente não resolve — é preciso ajustar a política em si.

    Vale a pena ter punição por descumprimento da política de viagens?

    Punição funciona como último recurso, não como primeira medida. Uma política descumprida por muitas pessoas quase sempre tem um problema estrutural que precisa ser corrigido antes de pensar em sanções individuais.

    Sugestão de links internos futuros: teto de gasto em viagens corporativas, como saber se a política está desatualizada, modelo de política de viagens, compliance em viagens corporativas.