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Mês: maio 2026

  • Por Que Empresas Brasileiras Ainda Desperdiçam com Viagens Corporativas

    Por Que Empresas Brasileiras Ainda Desperdiçam com Viagens Corporativas

    O Brasil está entre os países onde as empresas mais desperdiçam com viagens corporativas — não por falta de tecnologia disponível, mas por processos desatualizados, ausência de política clara e falta de visibilidade sobre onde o dinheiro vai. A ironia é que os dados estão disponíveis, as soluções existem e o custo de mudar é menor do que o custo de continuar. Então por que tantas empresas ainda perdem dinheiro com viagens? Este artigo apresenta um diagnóstico honesto.

    Os números que ninguém quer ver

    Antes de entrar nas causas, é necessário dimensionar o problema com dados concretos:

    • Empresas brasileiras sem processo estruturado de gestão de viagens pagam, em média, entre 30% e 50% mais por passagem do que empresas com processo e tecnologia adequados
    • Passagens compradas com menos de 72 horas de antecedência custam, em média, 62% mais do que as compradas com 15 dias — e a maioria das empresas sem política de antecedência compra entre 40% e 60% das passagens em caráter urgente
    • Empresas sem política de viagens formalizada têm taxa de não conformidade de 25% a 40% — o que significa que em até 4 de cada 10 viagens, alguma regra de controle de custo está sendo ignorada
    • O custo de processar um pedido de reembolso manualmente — incluindo o tempo do colaborador, do gestor aprovador e do financeiro — é estimado entre R$ 35 e R$ 80 por solicitação. Para uma empresa com 100 solicitações de reembolso por mês, isso representa entre R$ 3.500 e R$ 8.000 mensais só em custo de processo

    As seis causas reais do desperdício

    1. Urgência como padrão, não como exceção

    A causa mais simples e mais custosa do desperdício em viagens corporativas é a compra de última hora. Quando não há processo formal de planejamento de viagens — onde as necessidades são mapeadas com antecedência e aprovadas dentro de um prazo mínimo — a urgência se torna o padrão operacional.

    O ciclo é perverso: sem planejamento, as viagens são solicitadas em cima da hora. As passagens de última hora custam mais. O orçamento estoura. O gestor corta viagens. As equipes improvisam para contornar o processo. E o ciclo se repete.

    A solução é estrutural: uma política de antecedência mínima (5 dias para viagens nacionais, 15 para internacionais) com exceção formal para urgências reais — não urgências criadas por falta de planejamento.

    2. Ausência de política de viagens — ou política que existe mas ninguém conhece

    Muitas empresas acreditam que têm política de viagens porque existe um documento em alguma pasta do Google Drive. Mas uma política que ninguém conhece ou que é impossível de aplicar no dia a dia é funcionalmente equivalente a não ter nenhuma política.

    Dois problemas distintos precisam ser resolvidos: primeiro, escrever uma política que seja clara, objetiva e aplicável. Segundo, comunicá-la de forma recorrente e contextual — especialmente no momento da reserva, quando o colaborador está tomando a decisão de custo.

    3. Reembolso como modelo principal de pagamento

    O modelo de reembolso — onde o colaborador paga do próprio bolso e solicita ressarcimento depois — tem três problemas estruturais que geram desperdício:

    • Ausência de controle prévio: o gestor não aprova o custo antes de ser incorrido — aprova depois, quando o dinheiro já foi gasto e a decisão não pode mais ser revertida
    • Incentivo para escolhas subótimas: quando o colaborador sabe que vai ser reembolsado independentemente do valor (dentro de limites nebulosos), o incentivo para economizar é mínimo
    • Custo de processo elevado: processar reembolsos manualmente é caro em tempo e em erro — nota fiscal errada, valor diferente, categoria incorreta são problemas que consomem horas do financeiro todo mês

    4. Milhas corporativas que ficam paradas

    Empresas brasileiras acumulam dezenas de milhões de milhas nos programas de fidelidade das companhias aéreas — e uma parcela significativa dessas milhas expira sem ser utilizada. Por falta de processo, por desconhecimento ou por burocracia interna, o ativo de milhas corporativas fica subutilizado.

    O impacto é direto: cada passagem que poderia ter sido emitida com milhas é paga à tarifa de mercado — que pode ser 40% a 60% mais cara. Para uma empresa que viaja frequentemente nas mesmas rotas, o potencial de economia via milhas pode representar dezenas de milhares de reais por ano.

    5. Falta de visibilidade — o desperdício invisível

    O desperdício em viagens corporativas tem uma característica que o torna difícil de combater: ele é distribuído. Não existe uma única fatura de R$ 200.000 que chame atenção imediata. O dinheiro vai embora em centenas de pequenas decisões — um hotel um pouco mais caro, uma passagem um pouco mais urgente, um reembolso de táxi um pouco exagerado — que individualmente parecem irrelevantes.

    Só quando o gestor consolida os dados anuais é que o número total assusta. E mesmo assim, sem visibilidade granular, é difícil saber onde cortar sem impactar as viagens necessárias.

    A solução é um dashboard em tempo real que mostra os gastos de viagem por área, por viajante, por destino e por categoria — com benchmarks para identificar onde os desvios são sistemáticos.

    6. Ausência de auditoria sistemática

    Sem auditoria, o desperdício se instala e se perpetua. Colaboradores que sabem que as despesas não serão revisadas tomam decisões diferentes de colaboradores que sabem que haverá verificação. Não por má-fé — mas porque o incentivo para economizar o dinheiro da empresa é muito menor do que o incentivo para economizar o próprio dinheiro.

    Uma auditoria mensal, mesmo que amostral (20% das despesas), muda o comportamento da equipe e identifica padrões de não conformidade que podem ser corrigidos.

    O custo de não mudar — em números concretos

    Para tornar o impacto concreto, considere uma empresa com R$ 600.000 de gasto anual em viagens corporativas (valor típico para uma empresa com 30 a 50 viajantes ativos):

    • Uma redução de 20% via política de antecedência mínima: R$ 120.000 por ano
    • Uma redução adicional de 10% via uso sistemático de milhas: R$ 60.000 por ano
    • Uma redução de 5% via auditoria e conformidade com política: R$ 30.000 por ano
    • Eliminação do custo de processo de reembolso manual (estimativa conservadora): R$ 36.000 por ano

    Total: R$ 246.000 por ano — 41% do gasto total de viagens. Esse dinheiro vai para produto, contratação ou distribuição. Cada mês sem mudança representa R$ 20.500 de oportunidade não aproveitada.

    Por que é difícil mudar — a raiz do problema

    Se os dados são claros e as soluções existem, por que tão poucas empresas fazem a mudança? Algumas razões honestas:

    • O problema não tem dono claro: viagens corporativas ficam numa zona cinzenta entre financeiro, RH e operações. Quando ninguém é dono do problema, ninguém toma a iniciativa de resolver
    • Resistência cultural: implementar política e processo em quem tem costume de viajar sem regras gera atrito. O gestor que implementa a política assume o desgaste de ser o “vilão da burocracia”
    • Subestimação do impacto: sem os dados consolidados, o gestor financeiro não sabe exatamente quanto está sendo desperdiçado — e projetos que não têm ROI claro têm dificuldade de ganhar prioridade
    • Complexidade percebida: a percepção de que implementar uma plataforma de gestão de viagens é um projeto complexo e demorado desencoraja a iniciativa — mesmo quando na prática o processo é mais simples do que se imagina

    Como a getFly resolve esses problemas na prática

    A getFly foi criada para resolver exatamente esse diagnóstico. Nossa plataforma centraliza toda a gestão de viagens — solicitação, aprovação, emissão e relatórios — numa única ferramenta com IA nativa. A política de viagens fica integrada ao fluxo de compra: o colaborador vê automaticamente o que está dentro e fora da política ao fazer a busca.

    A emissão com milhas acontece automaticamente: nossa IA identifica quando há disponibilidade de milhas para cada trecho e apresenta essa opção ao lado da tarifa de mercado, com a economia calculada em tempo real.

    O resultado médio para nossos clientes é uma redução de 25% a 40% no custo total de viagens nos primeiros 12 meses — com menos esforço operacional do time financeiro e mais satisfação dos colaboradores com o processo.

    Conclusão

    O desperdício com viagens corporativas nas empresas brasileiras não é inevitável nem irreversível. É o resultado previsível de processos desatualizados que podem ser modernizados — com tecnologia acessível, política clara e vontade de mudar. O primeiro passo é entender onde o dinheiro vai. O segundo é implementar as ferramentas certas para mudar. Se você quer um diagnóstico gratuito do potencial de economia das viagens da sua empresa, fale com a getFly.

  • O Futuro das Agências de Viagens Corporativas Tradicionais

    O Futuro das Agências de Viagens Corporativas Tradicionais

    As agências de viagens corporativas tradicionais estão sob pressão crescente. A digitalização acelerou o que já estava em curso — a desintermediação de processos que antes dependiam de um operador humano para funcionar. Mas seria precipitado e simplista decretar o fim das agências. O que está acontecendo é mais nuançado: o papel que as agências ocupam na cadeia de valor do travel management está mudando profundamente, e as que não se adaptarem estão desaparecendo. Este artigo analisa esse cenário com base em dados e tendências concretas.

    O que as agências tradicionais fizeram bem por décadas

    Para entender o momento atual, é necessário reconhecer o valor real que as agências de viagens corporativas entregaram historicamente — e que parte desse valor ainda persiste.

    Contratos de volume com fornecedores

    As grandes agências corporativas — como CWT (Carlson Wagonlit Travel), BCD Travel e American Express Global Business Travel — têm contratos globais com aéreas, redes hoteleiras e locadoras que garantem tarifas que empresas médias jamais conseguiriam negociar individualmente. Esse acesso diferenciado a tarifas consolidadas ainda representa valor concreto para empresas com volume significativo de viagens internacionais.

    Gestão de crises e atendimento humano

    Quando um voo é cancelado às 2h da manhã num aeroporto de Frankfurt, a diferença entre ter um agente disponível 24h e depender de um chatbot pode ser enorme. A empatia humana em situações de estresse — especialmente para executivos de alto nível — é um diferencial que as plataformas digitais ainda não replicam completamente.

    Itinerários complexos

    Viagens multidestino com múltiplas conexões, vistos em países com processos complexos, requisitos de saúde específicos por destino e logística para grupos grandes — esses casos ainda se beneficiam do conhecimento especializado de um agente humano.

    Relacionamento e confiança

    Para empresas com histórico de décadas com a mesma agência, o relacionamento tem valor intangível: a agência conhece as preferências da empresa, dos executivos, os clientes estratégicos e as rotas críticas. Esse conhecimento acumulado não é trivialmente replicado por uma nova plataforma.

    O que está tornando as agências tradicionais obsoletas

    O modelo de fee por transação

    O principal problema estrutural das agências tradicionais não é o que elas fazem — é como cobram. O modelo de fee por reserva (entre R$ 30 e R$ 80 por emissão, dependendo do tipo) incentiva o volume, não a eficiência. Uma agência que cobra por emissão tem um incentivo financeiro para emitir mais passagens — não para questionar se a viagem é necessária ou se há uma alternativa mais barata.

    Esse modelo de receita cria um desalinhamento fundamental entre o interesse da agência (maximizar o número de emissões) e o interesse da empresa-cliente (minimizar o custo total de viagens).

    Lentidão operacional

    O tempo de resposta de uma agência tradicional para uma cotação simples é de 2 a 4 horas — algumas vezes mais de 24 horas para itinerários complexos. Uma plataforma com IA apresenta as opções em menos de 2 segundos. Para empresas onde decisões de viagem precisam ser tomadas rapidamente, essa diferença é crítica.

    Falta de visibilidade em tempo real

    O relatório de gastos entregue pela maioria das agências tradicionais chega mensal — depois que o dinheiro já foi gasto, as irregularidades já aconteceram e as oportunidades de otimização já foram perdidas. Plataformas modernas oferecem dashboard em tempo real com visibilidade imediata de cada transação.

    Custo oculto

    Além do fee por transação, agências tradicionais frequentemente cobram margens sobre hotéis, seguros e serviços adicionais que não aparecem de forma transparente na fatura. O cliente paga o preço “de agência” sem saber que existe um preço direto mais baixo disponível. Essa falta de transparência é cada vez menos tolerada por empresas com governança financeira madura.

    Dependência de processos manuais

    Muitas agências ainda operam com e-mail como canal principal de comunicação, planilhas para controle e telefone para aprovações. Esses processos não escalam, são propensos a erro e criam gargalos operacionais que ficam mais visíveis à medida que o volume de viagens cresce.

    O novo posicionamento das agências que sobrevivem

    As agências de viagens corporativas que estão crescendo — não sobrevivendo, mas crescendo — fizeram uma escolha estratégica clara: abandonaram o operacional commoditizado para dominar o estratégico diferenciado.

    Gestão estratégica de contratos

    Em vez de emitir passagens, as agências reinventadas se especializam em negociar e gerir contratos com aéreas, redes hoteleiras e locadoras. Isso exige know-how de mercado, dados de volume e relacionamento com executivos de grandes fornecedores — competências que acumularam ao longo de décadas e que as plataformas tecnológicas ainda não replicam.

    Consultoria de travel management

    Definição de política de viagens, benchmarks de mercado, análise de ROI por categoria de viagem, modelagem de programas de milhas corporativas — serviços que exigem expertise humana e visão de portfólio que uma plataforma tecnológica não entrega automaticamente.

    Especialização em nicho

    Agências especializadas em segmentos específicos — óleo e gás, entretenimento, esportes, ciências da vida — oferecem conhecimento de domínio que plataformas generalistas não conseguem replicar. Um cliente farmacêutico que envia pesquisadores para congressos internacionais tem necessidades muito específicas que justificam um parceiro especializado.

    O modelo híbrido que está emergindo

    O mercado está convergindo para um modelo que combina tecnologia e expertise humana em camadas distintas:

    • Camada operacional (tecnologia): plataforma de gestão de viagens com IA para cotação, aprovação, emissão, relatórios e conformidade com política
    • Camada estratégica (humana): parceiro especializado para negociação de contratos, consultoria de política e gestão de situações complexas
    • Camada de emergência (humana): atendimento 24h para incidentes que exigem julgamento e ação imediata

    Empresas que estruturam esse modelo têm o melhor dos dois mundos: eficiência operacional da tecnologia e profundidade de expertise do parceiro humano.

    O que esperar nos próximos 3 a 5 anos

    As tendências que vão definir o setor de travel management corporativo no Brasil até 2028:

    • Consolidação das grandes agências globais — menos players, mas com mais tecnologia própria integrada
    • Crescimento acelerado de plataformas AI-first como a getFly, especialmente no mercado de médias empresas
    • Extinção das agências locais de pequeno porte que não se especializam nem se tecnologizam
    • Aumento das exigências de transparência de custos — o modelo de margem oculta sobre hotel e seguro vai se tornar inaceitável para empresas com governança madura
    • Integração crescente entre plataformas de travel management e ERPs — tornando o financeiro um cliente mais exigente das agências

    Como a getFly se posiciona nesse cenário

    A getFly é a camada operacional do modelo híbrido: IA para o dia a dia, dados para o estratégico e integração com qualquer parceiro que a empresa já tenha. Nossa plataforma não exclui o relacionamento com agências especializadas em nicho — ela libera essas agências para o trabalho de maior valor, eliminando o operacional que pode ser automatizado.

    Conclusão

    As agências de viagens corporativas tradicionais não vão desaparecer — mas vão se transformar radicalmente nos próximos anos. As que sobreviverão são as que entenderem que seu valor está na estratégia, nos relacionamentos e na especialização — não na operação. Para empresas que querem modernizar a gestão de viagens sem perder o valor do parceiro especializado, a getFly é a peça que faltava. Fale com a gente.

  • São Paulo vs. Brasília: Qual Cidade Oferece Melhor Infraestrutura de Negócios

    São Paulo vs. Brasília: Qual Cidade Oferece Melhor Infraestrutura de Negócios

    São Paulo e Brasília são as duas cidades mais estratégicas para negócios no Brasil — mas por razões completamente diferentes. Escolher entre elas como sede de uma reunião estratégica, escritório regional ou evento corporativo depende do tipo de negócio, do perfil dos interlocutores e dos objetivos específicos da viagem. Este artigo analisa os dois destinos com critérios objetivos, sem romantismo, para ajudar gestores a tomar decisões de travel management mais inteligentes.

    A lógica de negócios de cada cidade

    Antes de qualquer comparação prática, é necessário entender a razão de ser de cada cidade como hub de negócios:

    São Paulo é o centro do mercado privado brasileiro. Aqui se concentram a maior parte do PIB nacional, as maiores empresas do país, os principais escritórios das consultorias internacionais, o sistema financeiro e as principais lideranças do setor privado. Para qualquer empresa que precisa de acesso ao mercado privado, São Paulo é o centro gravitacional — não existe alternativa equivalente no Brasil.

    Brasília é o centro do poder institucional. Todo o aparato do governo federal — ministérios, agências reguladoras, empresas públicas, Congresso Nacional, STF, TCU — está concentrado numa área geograficamente pequena no Plano Piloto. Para qualquer empresa que precisa de relacionamento com o poder público, Brasília não é uma opção — é uma necessidade.

    Essa diferença fundamental determina quando usar cada cidade. A empresa que confunde os dois contextos perde eficiência: vai a São Paulo para reunião com ministério (quando deveria estar em Brasília) ou vai a Brasília para reunião com investidor privado (que raramente fica em Brasília).

    Infraestrutura e qualidade dos espaços

    São Paulo

    São Paulo tem a maior e mais diversificada infraestrutura de negócios do Brasil. Em hospedagem, a oferta vai de boutique hotels de design nos bairros de Vila Nova Conceição e Jardins até grandes redes internacionais nos corredores Faria Lima, Paulista e Berrini. A qualidade dos serviços de A&B (alimentação e bebidas) é comparável a centros internacionais de negócios como Miami e Cidade do México.

    Para reuniões de alto nível, os clubes e espaços privados disponíveis em São Paulo — como o JHSF Club, espaços em coworking premium como WeWork e Regus nas regiões nobres — oferecem uma combinação de privacidade e infraestrutura difícil de replicar em outras cidades.

    Brasília

    A infraestrutura hoteleira de Brasília é menor em variedade mas adequada às necessidades de viagens corporativas institucionais. Os hotéis mais bem posicionados para negócios — Royal Tulip, Gran Odara, Meliá Brasília, Blue Tree — ficam na Asa Norte, próximos dos ministérios e dos principais escritórios corporativos. A oferta gastronômica melhorou significativamente nos últimos anos, com restaurantes no Asa Norte e nas regiões dos Lagos oferecendo padrão competitivo.

    Para reuniões institucionais, a própria estrutura dos ministérios e do Congresso costuma ser o local de reunião — o que reduz a necessidade de espaços externos sofisticados.

    Conectividade aérea: a vantagem clara de São Paulo

    Para eventos ou reuniões que reúnem participantes de múltiplas regiões do Brasil, São Paulo tem vantagem incontestável. Guarulhos e Congonhas juntos oferecem:

    • Voos a cada 30 minutos para Rio de Janeiro, Belo Horizonte e Curitiba
    • Voos frequentes (4 a 8 por dia) para todas as capitais brasileiras
    • Voos diretos para mais de 60 destinos nacionais
    • Voos internacionais diretos para EUA, Europa, Argentina, Chile, Peru e outros

    Brasília tem boa conectividade para as principais capitais, mas com frequências menores e menos opções de horário. Para cidades de médio porte — como Ribeirão Preto, Joinville, Uberlândia — a conexão via São Paulo é quase sempre necessária, adicionando tempo de viagem e custo.

    Para eventos nacionais que reúnem pessoas de 10 ou mais cidades diferentes, São Paulo minimiza o custo e o tempo de deslocamento da maioria dos participantes.

    Custo: Brasília é mais barata para estadias curtas

    Para viagens de 1 a 3 dias, Brasília apresenta custo total (hospedagem + alimentação + transporte local) inferior a São Paulo — com algumas exceções importantes.

    Diárias de hotel

    • São Paulo (padrão executivo, 4 estrelas): R$ 380 a R$ 600 por noite
    • Brasília (padrão executivo, 4 estrelas): R$ 280 a R$ 420 por noite
    • Exceção: durante grandes eventos no Congresso ou conferências nacionais, os preços em Brasília sobem rapidamente e a disponibilidade cai

    Alimentação

    O custo de restaurantes executivos em Brasília (Asa Norte e Lago Sul) é competitivo com São Paulo — uma refeição de negócios num restaurante de qualidade custa entre R$ 120 e R$ 250 per capita em ambas as cidades. A diferença está nas opções de fast food e restaurantes intermediários, onde Brasília é geralmente mais barata.

    Transporte local

    Brasília tem vantagem clara: a cidade é mais compacta e os deslocamentos no Plano Piloto são mais previsíveis e rápidos. No São Paulo, o custo e o tempo de Uber/táxi entre diferentes regiões podem ser significativos, especialmente em horários de pico.

    Logística interna: Brasília vence no dia a dia

    Para quem precisa de múltiplas reuniões no mesmo dia em diferentes locais, Brasília tem uma vantagem operacional concreta: as principais instituições do governo federal estão a 5 a 15 minutos de distância entre si no Plano Piloto. É possível ter reuniões no Ministério da Fazenda, no Banco Central e no Congresso no mesmo dia — o que seria impossível em São Paulo com destinos equivalentes espalhados por diferentes regiões.

    Em São Paulo, o planejamento logístico é crítico. Uma agenda com 3 reuniões em regiões diferentes (Faria Lima, Paulista e Santo André, por exemplo) pode exigir o dia inteiro — e ainda assim ser impactada pelo trânsito.

    O perfil dos interlocutores: o critério decisivo

    No final das contas, a escolha entre São Paulo e Brasília deve ser determinada principalmente pelo perfil dos interlocutores:

    • Vai reunir com bancos, fundos de venture capital, empresas de tecnologia, varejo, indústria ou qualquer empresa privada de grande porte? → São Paulo
    • Vai reunir com ministros, secretários, diretores de agências reguladoras, deputados, senadores ou presidentes de empresas públicas? → Brasília
    • Vai reunir com advogados de grandes escritórios corporativos? → São Paulo (a maioria tem sede principal em SP)
    • Vai reunir com associações de classe nacionais (CNI, CNA, CNC, FENABAN)? → Brasília (a maioria tem sede em BSB)

    O modelo híbrido para agendas mistas

    Muitas empresas — especialmente as que atuam em setores regulados como telecomunicações, energia, farmacêutico e financeiro — precisam de relacionamento consistente com os dois mundos. Para elas, o modelo que funciona melhor é a viagem combinada: 2 dias em Brasília (reuniões institucionais) + 2 dias em São Paulo (reuniões comerciais e com mercado financeiro).

    Com voos frequentes de menos de 2 horas entre as duas cidades, essa combinação é perfeitamente viável numa mesma semana de viagem. A getFly otimiza automaticamente os custos e horários de conexão entre os dois destinos.

    Como a getFly otimiza viagens entre São Paulo e Brasília

    O trecho GRU/CGH-BSB é uma das rotas de maior volume de viagens corporativas do Brasil. A getFly usa milhas corporativas nessa rota com frequência — especialmente em viagens de urgência, onde a tarifa spot pode superar R$ 2.000 e a emissão com milhas reduz para R$ 800 a R$ 1.200.

    Para empresas com equipes que transitam regularmente entre as duas cidades, a getFly centraliza todas as reservas, aplica a política automaticamente e gera relatórios de gastos por destino — dando visibilidade sobre qual cidade gera mais custo e onde há maior oportunidade de otimização.

    Conclusão

    São Paulo e Brasília não competem — elas se complementam no ecossistema de negócios brasileiro. A empresa que entende quando usar cada uma tem uma vantagem real de acesso a decisores. O critério de escolha é simples: siga o interlocutor, não o custo ou a preferência pessoal. Se você quer otimizar os custos de viagem entre os dois destinos, fale com a getFly.

  • Os Melhores Destinos para Eventos Corporativos no Brasil

    Os Melhores Destinos para Eventos Corporativos no Brasil

    Escolher o destino certo para um evento corporativo vai muito além de encontrar uma cidade bonita ou de fácil acesso. Infraestrutura hoteleira, capacidade de espaços para eventos, conectividade aérea, logística interna, custo de vida e disponibilidade de fornecedores especializados são os fatores que definem se um evento vai fluir com excelência ou gerar problemas operacionais durante a execução. Este guia analisa os principais destinos para eventos corporativos no Brasil com critérios objetivos.

    Os critérios que realmente importam na escolha do destino

    Antes de comparar cidades, é necessário definir os critérios de avaliação relevantes para o tipo de evento em questão:

    • Tamanho do evento: eventos com mais de 500 participantes têm requisitos de infraestrutura completamente diferentes de eventos com 50 pessoas
    • Perfil dos participantes: onde estão localizados? A conectividade aérea para a maioria é mais importante do que a qualidade do hotel local
    • Objetivo do evento: conferência de vendas, lançamento de produto, treinamento, reunião executiva — cada formato tem prioridades diferentes
    • Componente de experiência: o evento tem atividades externas, team building ou momentos de lazer? Isso muda completamente o critério de destino
    • Orçamento disponível: São Paulo e Rio de Janeiro têm custos de hotel e alimentação significativamente maiores que outras capitais

    São Paulo: o hub inegável para grandes eventos corporativos

    São Paulo é a capital dos eventos corporativos do Brasil — e por razões estruturais que outras cidades ainda não conseguem replicar.

    Infraestrutura de espaços

    A cidade tem a maior e mais diversificada oferta de espaços para eventos do país. Para grandes convenções e feiras, o Expo Center Norte (170.000 m² de área total) e o Pavilhão da Bienal no Parque do Ibirapuera são referências. Para eventos corporativos médios (100 a 1.000 participantes), os principais hotéis internacionais oferecem estrutura completa: Grand Hyatt, Sheraton Grand, Pullman, JW Marriott, Hilton Morumbi. Para eventos menores e mais exclusivos, espaços como o WTC Events Center e o Espaço das Américas complementam a oferta.

    Conectividade aérea

    Guarulhos (GRU) é o maior aeroporto do Brasil e opera voos para mais de 60 destinos nacionais e diretos para os principais hubs internacionais da América do Norte, Europa, África do Sul e Oriente Médio. Congonhas (CGH), o aeroporto doméstico, tem voos a cada 30 minutos para Rio de Janeiro, Brasília, Belo Horizonte e Curitiba — facilitando a chegada de participantes de múltiplas capitais no mesmo dia do evento.

    Ecossistema de fornecedores

    São Paulo tem o maior ecossistema de fornecedores especializados em eventos corporativos: empresas de AV, produtoras de conteúdo, agências de trade show, fornecedores de brindes corporativos, serviços de catering de alto padrão. A concorrência mantém a qualidade alta e os preços competitivos.

    O ponto de atenção: logística interna

    O trânsito de São Paulo é o maior desafio operacional de qualquer evento na cidade. Reuniões com participantes que precisam se deslocar entre diferentes regiões da cidade podem ser cronicamente afetadas por congestionamentos. A solução é concentrar as atividades em uma única região — Faria Lima, Berrini ou Paulista — e escolher hotel e espaço de evento no mesmo bairro ou a curta distância a pé.

    Rio de Janeiro: a experiência que diferencia

    O Rio tem um diferencial que nenhuma outra cidade brasileira consegue oferecer: a paisagem como parte do evento. Para eventos que precisam impressionar clientes internacionais, criar momentos memoráveis de networking ou celebrar conquistas da empresa, o Rio entrega uma experiência que São Paulo não replica.

    Infraestrutura de eventos

    O Riocentro, localizado na Barra da Tijuca, é um dos maiores centros de convenções da América Latina — com capacidade para até 30.000 pessoas em configuração de feira. Para eventos menores e mais exclusivos, os hotéis da orla de Ipanema e Leblon oferecem espaços com vista para o mar que se tornam parte da experiência do evento. O Windsor Atlântica, o Fasano, o Caesar Park e o Copacabana Palace têm espaços para eventos de médio porte com alto padrão de sofisticação.

    Atividades complementares

    Para eventos que incluem componente de experiência, o Rio oferece um menu incomparável: tour de helicóptero sobre o Cristo Redentor, jantar no Pão de Açúcar, surf no Arpoador, passeio de veleiro pela Baía de Guanabara. Essas experiências transformam um evento corporativo padrão num momento que os participantes vão lembrar por anos.

    O ponto de atenção: logística e segurança

    O trânsito no Rio pode ser imprevisível, especialmente entre a Zona Sul e a Zona Oeste (Barra da Tijuca e Riocentro). Para eventos na Barra, a distância dos hotéis de Ipanema e Copacabana pode ser um problema em horários de pico. A segurança também é um critério a considerar na escolha de atividades externas — especialmente para participantes internacionais não familiarizados com a cidade.

    Brasília: o hub institucional insubstituível

    Para eventos que envolvem interlocução com o governo federal, agências reguladoras, associações de classe nacionais ou o Congresso, Brasília não é uma opção — é uma necessidade. A concentração de poder institucional numa área geograficamente compacta é uma vantagem operacional única.

    Infraestrutura

    O Centro Internacional de Convenções do Brasil (CICB), inaugurado em 2018, é o principal espaço para grandes eventos institucionais em Brasília — com capacidade para até 10.000 pessoas e espaços modulares para diferentes formatos. Para eventos menores, os hotéis da Asa Norte oferecem estrutura de qualidade: Royal Tulip, Gran Odara, Meliá, Aloft.

    Logística simplificada

    O Plano Piloto de Brasília é geograficamente compacto em relação ao tamanho da cidade. Os Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, os ministérios, os principais hotéis e os melhores restaurantes estão a curta distância entre si. Para uma agenda com múltiplas reuniões institucionais no mesmo dia, Brasília é muito mais eficiente operacionalmente do que São Paulo ou Rio.

    Custo competitivo (exceto em períodos críticos)

    Fora dos períodos de grande movimento legislativo (votações importantes no Congresso, eventos políticos nacionais), as diárias de hotel em Brasília são competitivas — entre R$ 280 e R$ 450 para hotéis de padrão executivo. Em períodos de alta demanda, os preços podem dobrar e a disponibilidade cai significativamente.

    Belo Horizonte: custo-benefício e posição estratégica

    BH combina infraestrutura corporativa de qualidade com custo de hospedagem e alimentação significativamente menor que São Paulo e Rio. Para eventos regionais que atendem ao Centro-Oeste e Sudeste, a posição geográfica é estratégica — a cidade fica entre São Paulo, Rio e Brasília.

    Os principais espaços de eventos: Expominas (feiras e congressos de grande porte), Ouro Minas Palace Hotel (eventos corporativos médios a grandes) e o centro histórico do Circuito Cultural Praça da Liberdade (para eventos com caráter cultural ou de inovação).

    Fortaleza e Recife: os destinos do Nordeste em ascensão

    Para eventos que incluem componente de lazer ou que atendem a empresas com operações no Nordeste, Fortaleza e Recife oferecem infraestrutura crescente com custo operacional menor que as capitais do Sudeste.

    Fortaleza tem o Centro de Eventos do Ceará — um dos maiores do Nordeste — e hotéis de padrão internacional na Beira-Mar. O custo de hospedagem é entre 30% e 40% menor que São Paulo. Recife, com o Porto Digital e a vibrante cena de startups e tecnologia, se consolidou como referência em eventos de inovação no Brasil.

    Como a getFly simplifica a logística de participantes

    Quando um evento corporativo reúne dezenas ou centenas de colaboradores viajando de diferentes cidades, a gestão de passagens e hospedagens se torna um desafio logístico significativo. A getFly centraliza todas as reservas em uma única plataforma, com visibilidade em tempo real de quem confirmou, quem ainda não reservou, quais são os custos consolidados e qual é a taxa de conformidade com a política.

    Nossa IA também identifica as melhores janelas de compra para cada rota dos participantes e usa milhas corporativas para reduzir o custo total do evento — especialmente para rotas de alta demanda em períodos de evento.

    Conclusão

    A escolha do destino certo pode fazer a diferença entre um evento que atinge seus objetivos e um que gera problemas operacionais que desviam o foco. São Paulo para grandes eventos com participantes nacionais, Rio para experiências diferenciadas, Brasília para interlocução institucional, BH para custo-benefício regional. Mapeie as necessidades do seu evento com critério — e se precisar de apoio na logística de viagens dos participantes, fale com a getFly.

  • Sustentabilidade em Viagens de Negócios: Do Conceito à Prática

    Sustentabilidade em Viagens de Negócios: Do Conceito à Prática

    Sustentabilidade em viagens corporativas deixou de ser pauta de relatório de RSE para se tornar uma exigência de clientes, investidores e reguladores. Empresas que não monitoram e reduzem a pegada de carbono das suas viagens de negócios estão ficando para trás em múltiplas frentes: credibilidade ESG, capacidade de atrair talentos e conformidade com frameworks de reporte cada vez mais exigentes. Este artigo apresenta como sair do discurso e implementar uma estratégia concreta de sustentabilidade em viagens corporativas.

    Por que as viagens corporativas importam tanto para a pegada de carbono

    Viagens aéreas são uma das categorias com maior impacto ambiental nas operações corporativas. Os números são expressivos:

    • Um voo de São Paulo para Nova York gera aproximadamente 1,5 tonelada de CO2 por passageiro na classe econômica — o equivalente a mais de 6 meses de uso de um carro popular
    • A classe executiva gera de 2 a 4 vezes mais emissões por passageiro do que a econômica, por conta do espaço físico ocupado por assento na aeronave
    • Conexões aumentam as emissões em até 30% em comparação com voos diretos para o mesmo destino
    • Para empresas com equipes comerciais ou de consultoria que viajam intensamente, as viagens podem representar entre 30% e 70% das emissões diretas da empresa

    Ignorar esses dados é incompatível com qualquer compromisso sério de sustentabilidade — e cada vez mais difícil de justificar para clientes, investidores e reguladores que exigem reporte de Escopo 3.

    O ponto de partida: medir antes de gerenciar

    Você não pode reduzir o que não mede. O ponto de partida de qualquer estratégia de sustentabilidade em viagens é calcular a pegada de carbono atual das viagens corporativas da empresa.

    O que você precisa para o cálculo

    • Lista de todos os voos realizados nos últimos 12 meses: origem, destino, classe de viagem
    • Quilômetros percorridos de carro alugado ou frota própria
    • Dados de hospedagem (alguns cálculos mais avançados incluem a pegada dos hotéis)

    Ferramentas de cálculo disponíveis

    • ICAO Carbon Emissions Calculator: ferramenta gratuita da Organização de Aviação Civil Internacional, específica para aviação
    • Atmosfair: calculadora especializada em aviação com metodologia robusta e opção de compensação
    • MyClimate: calculadora abrangente que inclui aviação, transporte terrestre e hospedagem
    • Plataformas de gestão de viagens: a getFly e outras plataformas modernas registram os dados necessários automaticamente, tornando o cálculo imediato

    O resultado do cálculo é expresso em toneladas de CO2 equivalente por ano. Esse número é a linha de base — o ponto de partida para definir metas de redução.

    Estratégias práticas de redução: do simples ao estrutural

    Substituição inteligente por videoconferência

    A pandemia demonstrou que muitas reuniões que exigiam presença física podem acontecer por vídeo com resultado equivalente. A mudança cultural não é fácil, mas é a mais impactante: cada voo eliminado é a redução mais eficaz possível. A pergunta que o gestor deve fazer antes de aprovar qualquer viagem: essa reunião tem o mesmo resultado por vídeo?

    Empresas que implementaram essa cultura de forma consistente reportaram reduções de 30% a 40% no volume de viagens — sem impacto nos resultados de negócio. A chave é institucionalizar a pergunta, não apenas sugerir a alternativa.

    Consolidação de viagens por destino

    Em vez de três viagens curtas ao mesmo destino em três semanas, planejar uma viagem mais longa que atenda a todos os objetivos. Para times comerciais com múltiplos clientes numa mesma cidade, essa prática reduz emissões e custo simultaneamente.

    Preferência por voos diretos

    Conexões aumentam as emissões em até 30% e o tempo total de viagem em 50% ou mais. Quando a diferença de custo entre o voo direto e o voo com conexão for inferior a 20%, a política de viagens deve priorizar o voo direto.

    Classe econômica como padrão

    A classe executiva gera de 2 a 4 vezes mais emissões por passageiro. Para voos domésticos e para viagens internacionais com duração inferior a 6 horas, a classe econômica deveria ser o padrão — com exceções por critério claro (hierarquia, condição médica, duração de voo).

    Política de trem para trechos curtos

    Em destinos onde há opção ferroviária competitiva em tempo — como São Paulo-Campinas ou Rio de Janeiro-São Paulo (quando a linha TAV for inaugurada) — a política de viagens deve priorizar o trem. Em geral, o trem gera entre 6 e 10 vezes menos emissões do que o avião para o mesmo trecho.

    Compensação de carbono para viagens inevitáveis

    Para viagens que não podem ser substituídas ou reduzidas, a compensação via créditos de carbono certificados é uma forma de neutralizar as emissões. Os padrões mais reconhecidos globalmente são o Gold Standard e o VCS (Verra). Priorize projetos de compensação no Brasil — especialmente preservação de floresta amazônica e restauração de biomas.

    A compensação não é a solução ideal — é a última etapa de uma hierarquia que começa pela redução real. Mas é muito melhor do que não fazer nada.

    Como reportar: o que ESG e investidores esperam

    Enquadramento no GHG Protocol

    O padrão global para reporte de emissões é o GHG Protocol (Greenhouse Gas Protocol). Viagens corporativas se enquadram no Escopo 3, Categoria 6 (Viagens de Negócios). O reporte exige dados granulares: emissões por viagem, por classe, por destino e, idealmente, por viajante.

    Frameworks de reporte externos

    Os principais frameworks que exigem reporte de emissões de viagens corporativas:

    • GRI (Global Reporting Initiative): indicador GRI 305-3 (emissões de Escopo 3)
    • CDP (Carbon Disclosure Project): Questão C6.5 (emissões de Escopo 3 por categoria)
    • TCFD (Task Force on Climate-related Financial Disclosures): reporte de emissões operacionais e da cadeia de valor
    • CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive): regulação europeia que já afeta empresas brasileiras que operam na UE

    O que reportar internamente

    Além do reporte externo, o reporte interno de sustentabilidade em viagens deve incluir:

    • Emissões totais do período (toneladas de CO2e)
    • Emissões por área ou centro de custo
    • Variação em relação ao período anterior e à meta estabelecida
    • Top 10 viajantes por emissão gerada
    • Emissões compensadas e projetos de compensação utilizados

    Como construir uma meta de redução realista

    Metas de sustentabilidade em viagens corporativas precisam ser específicas, mensuráveis e com prazo definido. Um modelo comum para empresas iniciando essa jornada:

    • Ano 1: medir e estabelecer linha de base; redução de 10% via substituição por videoconferência
    • Ano 2: redução adicional de 15% via consolidação de viagens e política de classe econômica
    • Ano 3: compensar 100% das emissões inevitáveis; meta de neutralidade de carbono em viagens

    Metas mais ambiciosas — como as alinhadas ao Science Based Targets (SBTi) — exigem reduções de 50% até 2030. Para empresas que querem posicionamento de liderança em sustentabilidade, esse é o benchmark relevante.

    Como a getFly apoia a estratégia de sustentabilidade

    A getFly registra automaticamente os dados necessários para o cálculo de emissões de cada viagem: origem, destino, classe de viagem e distância percorrida. Com esses dados estruturados disponíveis em tempo real, o gestor consegue gerar relatórios de sustentabilidade sem esforço adicional de coleta.

    Nossa plataforma também está desenvolvendo funcionalidades de Carbon Score por viagem — que mostram ao colaborador e ao aprovador o impacto ambiental de cada reserva antes da confirmação, permitindo decisões mais conscientes sem eliminar a autonomia do viajante.

    Conclusão

    Sustentabilidade em viagens corporativas é mensurável, gerenciável e cada vez mais obrigatória — não apenas como escolha ética, mas como exigência de mercado. Comece pela medição, defina metas realistas, implemente as estratégias de redução de forma gradual e use a tecnologia para tornar o processo sistemático. Empresas que fazem isso hoje constroem vantagem competitiva e credibilidade que serão cada vez mais relevantes nos próximos anos. Se quiser entender como a getFly ajuda a monitorar e reduzir o impacto ambiental das viagens da sua empresa, fale com a gente.

  • IA em Viagens Corporativas: Como a Tecnologia Está Mudando o Setor

    IA em Viagens Corporativas: Como a Tecnologia Está Mudando o Setor

    A inteligência artificial está transformando a gestão de viagens corporativas de uma forma que vai muito além da automação de tarefas repetitivas. Ela está mudando a lógica fundamental de como empresas tomam decisões sobre viagens — de reativas para preditivas, de manuais para conversacionais, de fragmentadas para integradas. Para os gestores que ainda gerenciam viagens com planilhas e e-mails, essa transformação não é uma ameaça futura: já está acontecendo, e a distância entre líderes e retardatários cresce a cada trimestre.

    O estado atual: o que a IA já faz nas viagens corporativas hoje

    Busca e otimização inteligente de rotas e tarifas

    Algoritmos de IA analisam em tempo real milhões de combinações de voos, conexões, horários e tarifas para identificar a opção que melhor equilibra custo, tempo de viagem e conforto — de acordo com as preferências individuais do viajante e a política da empresa. Esse processo, que manualmente levaria de 20 a 40 minutos, acontece em menos de 2 segundos.

    A sofisticação vai além da simples busca de menor preço. A IA aprende com o histórico de reservas da empresa e dos viajantes individuais para ajustar as recomendações — priorizando assentos de corredor para quem sempre escolhe corredor, otimizando conexões para minimizar tempo em aeroporto para executivos que viajam muito.

    Emissão automática com milhas aéreas

    Identificar quando há disponibilidade de emissão via milhas para um determinado trecho e calcular se vale mais a pena emitir com milhas ou pagar a tarifa — considerando o custo de aquisição das milhas e a diferença de preço — é um processo que levaria horas de pesquisa manual. A IA faz isso em segundos, para cada reserva, de forma automática.

    Na prática, isso significa que empresas que usam IA para emissão de passagens conseguem economias de 30% a 50% em voos de urgência — exatamente os casos onde a tarifa spot está mais cara e onde o impacto no orçamento é mais significativo.

    Assistentes conversacionais de viagem

    A mudança mais visível para o colaborador é a interface. Plataformas baseadas em IA permitem que a reserva seja feita em linguagem natural: “Preciso ir de São Paulo para Fortaleza na quinta-feira, com volta no domingo, hotel próximo ao centro de convenções, orçamento moderado”. O assistente entende, busca e apresenta as opções — sem formulários, sem menus, sem múltiplas telas.

    Isso reduz o tempo médio de reserva de 15-20 minutos (em plataformas tradicionais) para menos de 2 minutos. Para colaboradores que viajam frequentemente, isso representa horas recuperadas por mês.

    Detecção proativa de anomalias

    A IA monitora continuamente os gastos de viagem e identifica padrões fora da política antes que o ciclo de auditoria manual chegue a eles. Um hotel acima do limite, uma passagem em classe não permitida, uma refeição em categoria não coberta — o sistema sinaliza em tempo real, possibilitando correção antes do reembolso ser processado.

    Além da conformidade com a política, a IA identifica padrões mais sutis: um viajante que consistentemente compra passagens com menos de 72 horas de antecedência (gerando custo 60% maior), um hotel que é repetidamente escolhido apesar de ter alternativas 20% mais baratas na mesma localização, um destino cujo custo médio por diária está acima da média do mercado.

    A camada que está emergindo: IA preditiva e proativa

    Gestão preditiva de itinerários

    A próxima geração de IA em travel management não espera a solicitação do colaborador — antecipa. Com base no calendário de reuniões, padrões históricos de viagem e dados do CRM, o sistema sugere proativamente: “Você tem reunião em Brasília na próxima segunda. Com base no histórico, você costuma viajar no domingo à noite. Quer que eu verifique disponibilidade e preços para esse itinerário?”

    Para executivos com agendas densas, isso elimina o overhead cognitivo de gerenciar logística de viagem — o foco fica na reunião, não no planejamento do deslocamento.

    Otimização de timing de compra

    A IA analisa historicamente como os preços de voos evoluem para rotas específicas em períodos específicos do ano — e recomenda o momento ideal para comprar. Para voos recorrentes (como o trecho GRU-BSB toda semana), essa otimização pode representar economia de 15% a 25% no custo médio da passagem ao longo do ano.

    ROI por viagem

    Cruzando dados de CRM (oportunidades geradas, contratos fechados, valor de pipeline) com dados da plataforma de viagens (custo da viagem, cidade, cliente visitado), a IA começa a construir um modelo de ROI por viagem. Isso transforma a gestão de viagens de centro de custo para centro de investimento — com dados para justificar o orçamento de travel para a diretoria financeira.

    O impacto no papel do gestor de viagens

    A pergunta que surge naturalmente: a IA vai eliminar o cargo de gestor de viagens? A resposta é não — mas vai transformar radicalmente o que esse profissional faz.

    As tarefas operacionais — aprovar reservas dentro da política, processar reembolsos, verificar comprovantes, responder dúvidas sobre limites — são automatizadas. O gestor de viagens passa a se dedicar ao que a IA não faz:

    • Negociação estratégica com companhias aéreas e redes hoteleiras
    • Definição e revisão da política de viagens com base nos dados gerados pela IA
    • Gestão de relacionamento com fornecedores de alto valor
    • Interpretação de dados de viagem para decisões estratégicas de expansão geográfica
    • Gestão de incidentes complexos que exigem julgamento humano

    Para empresas sem gestor dedicado, a IA resolve o operacional — permitindo que o financeiro ou RH gerenciem viagens com muito menos esforço e sem a necessidade de contratar um especialista imediatamente.

    Por que empresas que adotam IA saem na frente

    A vantagem competitiva da IA em viagens corporativas se manifesta em três dimensões simultâneas:

    Redução de custos diretos

    Empresas que usam IA para gestão de viagens reportam, em média, redução de 25% a 40% nos custos totais de viagem nos primeiros 12 meses de uso. Os ganhos vêm de múltiplas fontes: antecipação de compras, uso de milhas, conformidade com a política e eliminação de desperdícios invisíveis.

    Ganho de velocidade operacional

    Passagens emitidas em menos de 1 minuto, aprovações automáticas para viagens dentro da política, relatórios de despesas gerados instantaneamente. Essa velocidade tem valor direto: colaboradores passam menos tempo em processos administrativos e mais tempo em atividades que geram valor.

    Melhora na experiência do viajante

    Interface simples, processo sem atrito, aprovação rápida, suporte disponível. Quando a experiência de viagem corporativa é boa, o colaborador engaja com o processo — e o nível de conformidade com a política aumenta naturalmente. Isso é especialmente relevante em mercados com disputa por talentos: a qualidade da experiência de viagem é parte da proposta de valor para reter profissionais que viajam muito.

    Como a getFly usa IA no core do produto

    A getFly foi construída com IA no centro — não como camada adicional sobre um sistema legado. Nossa IA “Fly” entende linguagem natural, busca as melhores opções combinando tarifas e milhas, aplica a política da empresa automaticamente e aprende com o histórico de cada viajante.

    O resultado é uma plataforma onde uma passagem de urgência, que normalmente custaria R$ 2.500 no mercado spot, pode ser emitida com milhas por R$ 1.200 — com todo o processo, da solicitação à emissão, concluído em menos de 1 minuto.

    Conclusão

    A IA em viagens corporativas não é o futuro — é o presente. Empresas que continuam gerenciando viagens com planilhas e e-mails estão deixando dinheiro e eficiência na mesa enquanto concorrentes constroem vantagem operacional real. Se você quer entender como a IA da getFly pode transformar a gestão de viagens da sua empresa, fale com a gente. Mostramos em 30 minutos o que é possível fazer hoje.

  • Protocolo de Emergência para Viajantes Corporativos no Exterior

    Protocolo de Emergência para Viajantes Corporativos no Exterior

    Todo gestor de viagens corporativas já teve aquela noite em que um colaborador ligou do exterior com um problema sério: passaporte roubado, hospitalização de urgência, voo cancelado sem alternativa imediata. Nesses momentos, a diferença entre uma empresa que resolve em horas e uma que improvisa por dias é simples: protocolo documentado versus improviso. Este artigo apresenta como estruturar um protocolo de emergência completo para viajantes corporativos no exterior.

    Por que a maioria das empresas não tem protocolo — e o que perdem com isso

    O argumento mais comum é: “nunca precisamos usar”. Mas protocolos existem justamente para as situações que ninguém esperava — e que acontecem com mais frequência do que os gestores imaginam.

    De acordo com dados do setor de travel management, aproximadamente 1 em cada 8 viagens internacionais envolve algum tipo de incidente — desde atrasos de voo com impacto na agenda até emergências médicas. Para empresas que enviam colaboradores ao exterior regularmente, a probabilidade de pelo menos um incidente sério por ano é alta.

    Quando o incidente acontece sem protocolo, o gestor improvisa: liga para o colaborador, tenta encontrar o número do seguro, descobre que o limite do cartão está baixo, leva horas para conseguir uma nova passagem. Esse improviso tem custo financeiro, custo de tempo e, mais importante, custo humano — o colaborador em situação de emergência precisa de respostas rápidas, não de espera.

    Os cinco tipos de emergência que o protocolo precisa cobrir

    1. Emergência médica

    A mais crítica e a mais cara. O protocolo para emergência médica deve definir:

    • Número da central de assistência do seguro viagem (salvo no celular do colaborador antes do embarque)
    • Como o colaborador deve acionar o seguro: ligar primeiro, não pagar do bolso e pedir reembolso depois (a maioria dos seguros preferem cobertura direta ao hospital)
    • Quem na empresa é o contato de emergência do colaborador: nome, telefone, capacidade de autorizar gastos extraordinários
    • Como a empresa comunica a família em caso de hospitalização grave
    • Qual é o processo de repatriação médica se o colaborador não puder viajar em voo comercial

    2. Roubo ou perda de documentos

    Passaporte roubado no exterior é uma situação que exige ação rápida e coordenada:

    • Registrar boletim de ocorrência na polícia local (geralmente necessário para o consulado)
    • Contatar a embaixada ou consulado brasileiro no país para emissão de documento de emergência
    • Cancelar cartões bancários comprometidos
    • Contatar a empresa para suporte financeiro emergencial (transferência internacional, se necessário)

    O protocolo deve incluir os endereços e telefones das embaixadas e consulados brasileiros nos países mais frequentes das viagens da empresa.

    3. Cancelamento ou interrupção de viagem

    Voo cancelado, greve, fechamento de aeroporto, desastre natural — situações que exigem:

    • Definição de quem na empresa tem autoridade para aprovar uma nova passagem de emergência (e qual é o limite de gasto pré-aprovado para esses casos)
    • Processo para acionar o seguro de cancelamento/interrupção de viagem
    • Canal de comunicação para informar o cliente ou parceiro afetado pelo cancelamento da reunião

    4. Risco político ou desastre natural

    Para empresas que enviam colaboradores a países com risco político ou ambiental, o protocolo precisa incluir:

    • Monitoramento proativo de alertas de viagem do Ministério das Relações Exteriores e do governo do destino
    • Plano de evacuação pré-definido para os destinos de maior risco
    • Contato com a empresa de seguro de evacuação (se aplicável)
    • Ponto de encontro e canal de comunicação alternativo se a operadora local estiver indisponível

    5. Acidente com veículo

    Para colaboradores que alugam carro no exterior:

    • Qual cobertura de seguro de veículo foi contratada com a locadora?
    • A apólice do seguro viagem cobre danos a terceiros?
    • Como acionar o seguro da locadora em caso de acidente?
    • Qual é o procedimento para boletim de ocorrência local?

    Os contatos que o colaborador precisa ter salvos antes do embarque

    Este é o checklist mínimo de contatos que deve estar salvo no celular do colaborador antes de qualquer viagem internacional:

    • Central de emergência do seguro viagem (número internacional, funciona 24h)
    • Nome e telefone do gestor de viagens da empresa (ou do responsável por emergências)
    • Telefone da embaixada ou consulado brasileiro no país de destino
    • Número do cartão corporativo e telefone do banco para bloqueio emergencial
    • Contato no hotel de hospedagem (recepção 24h)
    • Contato local do cliente ou parceiro (para situações onde eles podem ajudar)

    Esses contatos não devem estar apenas num e-mail — devem estar salvos no celular, acessíveis offline. Uma nota no aplicativo de notas ou um arquivo PDF salvo na galeria do celular funcionam perfeitamente.

    Como comunicar o protocolo para a equipe

    Um protocolo que existe num documento no Google Drive e nunca foi lido é tão útil quanto não ter protocolo. A comunicação do protocolo precisa ser:

    Contextual

    O melhor momento para compartilhar o protocolo é no momento da confirmação da viagem — não numa comunicação geral enviada meses antes. A plataforma de gestão de viagens pode enviar automaticamente um card com os contatos de emergência ao confirmar cada reserva internacional.

    Concisa

    O colaborador em emergência não tem tempo para ler um documento de 15 páginas. O protocolo de campo — os contatos e o fluxo básico de acionamento — deve caber em um card digital de no máximo duas telas de celular.

    Testada

    Faça testes periódicos do protocolo: ligue para o número do seguro e verifique se o atendimento funciona. Confirme que o responsável de emergências na empresa sabe o que fazer. Verifique se os contatos das embaixadas estão atualizados.

    Responsabilidade legal da empresa

    A legislação trabalhista brasileira é clara: o empregador tem responsabilidade pelo bem-estar do colaborador durante o exercício de atividades profissionais. Em caso de acidente ou doença grave no exterior, a empresa pode ser responsabilizada por omissão se não tomou as precauções razoáveis: seguro adequado, informações sobre riscos do destino e um canal de comunicação ativo.

    Ter o protocolo documentado — e poder demonstrar que foi comunicado ao colaborador antes da viagem — é uma proteção jurídica concreta para a empresa em caso de incidente.

    Como a getFly apoia o protocolo de emergência

    A getFly centraliza todas as informações de cada viagem internacional num único painel acessível em tempo real pelo gestor: passagem, hotel, seguro viagem ativo e contatos de emergência locais. Em caso de incidente, o responsável pela gestão de viagens acessa imediatamente onde o colaborador está hospedado, qual é a apólice de seguro ativa e qual é o contato local disponível.

    Essa visibilidade reduz o tempo de resposta em situações críticas — que é exatamente quando cada minuto importa.

    Conclusão

    Protocolo de emergência para viajantes corporativos não é paranoia — é gestão responsável de risco. Empresas que têm protocolos bem estruturados resolvem incidentes em horas; as que improvisam levam dias e gastam muito mais. Comece pelo básico: lista de contatos de emergência e fluxo de acionamento claro, documentado e comunicado antes de cada viagem. E se quiser uma plataforma que centraliza seguro, contatos e visibilidade em tempo real, fale com a getFly.

  • Seguro Viagem Corporativo: Como Escolher a Cobertura Certa

    Seguro Viagem Corporativo: Como Escolher a Cobertura Certa

    Seguro viagem corporativo é uma das despesas mais subestimadas na gestão de viagens de negócios. Muitas empresas contratam o mais barato disponível — ou, pior, não contratam nenhum — sem perceber que estão assumindo riscos financeiros e legais significativos. O custo de uma emergência médica no exterior sem cobertura pode superar em dezenas de vezes o valor da apólice anual. Este guia apresenta o que você precisa saber para escolher a cobertura certa.

    Por que o seguro viagem corporativo é diferente do seguro pessoal

    O seguro viagem pessoal — aquele que você contrata para uma viagem de lazer — foi desenvolvido para cobrir turistas em situações de lazer e turismo. O seguro viagem corporativo tem características específicas que o diferenciam:

    • Cobertura para atividades profissionais: o seguro pessoal frequentemente exclui acidentes ocorridos durante o exercício de atividades profissionais. O corporativo é desenhado justamente para cobrir essas situações.
    • Apólices anuais multitripantes: em vez de contratar um seguro por viagem, o seguro corporativo cobre todos os viajantes habilitados da empresa ao longo do ano, com limites de diárias por viagem definidos na apólice.
    • Responsabilidade civil profissional: cobre danos causados a terceiros durante o exercício de atividades profissionais — uma cobertura especialmente relevante para consultores, auditores e comerciais que trabalham nas instalações de clientes.
    • Assistência jurídica no exterior: em alguns produtos corporativos, inclui suporte jurídico para situações decorrentes de atividades profissionais.

    As coberturas essenciais que não podem faltar

    Assistência médica e hospitalar

    É a cobertura mais importante e a que define o valor da apólice. Os limites mínimos recomendados por região:

    • Brasil (viagens domésticas longas): R$ 50.000 a R$ 100.000
    • América do Sul: USD 30.000
    • Europa: USD 30.000 a USD 50.000 (exigido pelo visto Schengen)
    • EUA e Canadá: USD 100.000 a USD 150.000 (custos médicos muito elevados)
    • Ásia-Pacífico: USD 50.000

    Para além do limite monetário, verifique se a seguradora tem rede de hospitais credenciados no destino. Em emergências, a diferença entre ter e não ter acesso a um hospital credenciado pode significar horas de processo de autorização.

    Assistência odontológica de emergência

    Dor de dente num destino sem assistência pode ser extremamente cara. Nos EUA, uma extração simples custa entre USD 200 e USD 600; um procedimento de canal pode ultrapassar USD 1.500. A assistência odontológica deve cobrir procedimentos de urgência — não profilaxia ou estética.

    Cancelamento e interrupção de viagem

    Cobre os custos não reembolsáveis de passagem e hospedagem quando a viagem precisa ser cancelada ou interrompida por motivo de força maior: doença comprovada do viajante ou familiar próximo, falecimento, desastres naturais, greve de transporte ou decisão judicial.

    Atenção: a maioria das apólices não cobre cancelamentos por decisão da empresa ou por mudança de agenda. Isso precisa ser solicitado como cobertura adicional.

    Extravio, roubo e dano de bagagem

    Para colaboradores que viajam com equipamentos de trabalho — notebooks, equipamentos de demonstração, amostras de produto — essa cobertura é fundamental. O limite padrão para bagagem costuma ser entre USD 500 e USD 1.500. Se o colaborador viaja com equipamentos de maior valor, é necessário declarar e solicitar cobertura específica.

    Responsabilidade civil

    Cobre danos materiais ou corporais causados involuntariamente a terceiros durante a viagem. Essencial para viagens internacionais, onde uma situação simples — como um acidente de bicicleta alugada ou um dano a propriedade do hotel — pode gerar processos com valores expressivos.

    Morte acidental e invalidez permanente

    Além do aspecto ético de proteger o colaborador, essa cobertura é juridicamente relevante: a empresa pode ser responsabilizada por acidentes de trabalho ocorridos em viagem corporativa. Ter cobertura adequada mitiga esse risco.

    Coberturas que valem a pena avaliar dependendo do perfil

    Risco político e evacuação

    Para colaboradores que viajam a países com instabilidade política ou riscos de segurança elevados — África, Oriente Médio, algumas regiões da América Latina — a cobertura de evacuação de emergência é fundamental. Ela cobre o custo de repatriar o colaborador em caso de conflito, atentado ou desastre.

    Atraso de voo e perda de conexão

    Cobre despesas adicionais decorrentes de atraso de voo acima de 6 ou 12 horas (dependendo da apólice): refeições, hospedagem e transporte enquanto aguarda o próximo voo. Para rotas com muitas conexões, essa cobertura reduz o custo e o estresse de imprevistos.

    Esportes e atividades de risco

    Se a agenda corporativa inclui atividades outdoor — como team buildings com escalada, surfe ou aventura — verifique se a apólice cobre lesões relacionadas. A maioria dos seguros padrão exclui esportes de risco.

    O que verificar antes de contratar

    Carências e exclusões

    Leia atentamente a lista de exclusões. As mais comuns em seguros viagem corporativos:

    • Condições preexistentes (diabetes, doenças cardíacas, tratamento oncológico em curso)
    • Alcoolismo e uso de substâncias ilícitas
    • Atividades esportivas de risco
    • Viagens a países em estado de guerra declarada
    • Gestação a partir do 7º mês

    Para colaboradores com condições de saúde preexistentes, existem seguros específicos que cobrem esses casos — com prêmio mais alto, mas com cobertura real.

    Rede credenciada no destino

    Uma apólice com limite de USD 100.000 perde grande parte de seu valor se a seguradora não tem hospitais credenciados no país de destino. Antes de contratar, verifique se a seguradora tem rede nos países mais frequentes das viagens da sua empresa.

    Canal de acionamento 24 horas

    Em caso de emergência às 2h da manhã em Tóquio, o colaborador precisa saber como acionar a assistência. O número de telefone da central 24h deve estar salvo no celular antes do embarque. Teste o número antes de assinar o contrato: ligue e verifique se o atendimento existe e funciona.

    Como a getFly integra o seguro ao processo de viagem

    Na plataforma da getFly, o seguro viagem é parte do processo de reserva — não um item separado que o colaborador precisa lembrar de contratar por conta própria. Nossa IA identifica o destino e a duração e apresenta as opções de seguro adequadas ao perfil da viagem, junto com a passagem e hospedagem.

    O gestor tem visibilidade em tempo real de todas as apólices ativas: qual colaborador está coberto, qual é o limite de cobertura e qual é a central de emergência para cada apólice. Isso é especialmente valioso em situações de crise, quando cada minuto conta.

    Conclusão

    Seguro viagem corporativo adequado custa entre R$ 30 e R$ 150 por viagem, dependendo do destino e da cobertura. Uma emergência médica no exterior sem seguro pode custar cem vezes mais. A equação é simples — mas ainda assim muitas empresas optam pelo risco ou pela cobertura insuficiente. Não escolha pelo preço mais baixo: escolha pela cobertura mais adequada ao perfil de viagens da sua empresa. Se quiser uma análise do seguro ideal para o seu caso, fale com a getFly.

  • Viagem Corporativa Internacional: O Que Providenciar Antes de Embarcar

    Viagem Corporativa Internacional: O Que Providenciar Antes de Embarcar

    Viagem corporativa internacional é diferente de uma viagem doméstica em praticamente tudo: documentação, custo, logística, responsabilidades legais da empresa e complexidade de gestão. Quando bem planejada, ela corre sem imprevistos. Quando improvisada ou mal preparada, pode gerar problemas sérios — desde a negativa de embarque por documentação incorreta até uma hospitalização de alto custo sem seguro adequado. Este guia cobre tudo o que você precisa providenciar antes do embarque.

    Documentação: o que não pode estar errado

    Passaporte com validade adequada

    O passaporte precisa ter validade mínima de 6 meses além da data de retorno. Essa regra — que muitos viajantes desconhecem — é aplicada por praticamente todos os países que exigem passaporte na entrada. Um passaporte que vence em 4 meses pode ser aceito no embarque no Brasil mas recusado na imigração do país de destino.

    Verifique a validade com pelo menos 30 dias de antecedência. Se o passaporte precisar ser renovado, o prazo na Polícia Federal para emissão em caráter de urgência é de até 10 dias úteis — mas pode variar. Na modalidade padrão, o prazo é de 6 semanas.

    Visto de entrada

    Cidadãos brasileiros têm acesso sem visto a cerca de 170 países, incluindo toda a União Europeia e Japão. Para outros destinos estratégicos de negócios — EUA, Canadá, Austrália, China, Índia e Reino Unido — o visto é obrigatório.

    Cada visto tem seus próprios requisitos, prazos e custos. O visto americano B1/B2, por exemplo, exige agendamento para entrevista consular, que pode ter espera de semanas dependendo da época. Para viagens corporativas recorrentes ao mesmo destino, o visto deve ser solicitado com ampla antecedência — não para cada viagem individualmente.

    O ESTA (Sistema de Autorização Eletrônica de Viagem) é necessário para entrar nos EUA sem visto e deve ser solicitado com pelo menos 72 horas de antecedência. O formulário é online e leva menos de 20 minutos, mas o valor é de USD 21 e deve ser pago com cartão internacional.

    Documentação corporativa

    Para fins de imigração, o colaborador pode precisar demonstrar o objetivo da viagem. Prepare:

    • Carta de apresentação da empresa em inglês, com CNPJ, endereço, cargo do colaborador e objetivo da viagem
    • Convite formal do cliente, parceiro ou evento que motivou a viagem
    • Comprovante de vínculo empregatício (contrato, crachá, carteira de trabalho)
    • Comprovante de reserva de hotel e passagem de retorno

    Seguro viagem internacional: não é opcional

    O plano de saúde brasileiro não tem cobertura fora do território nacional. Uma internação nos Estados Unidos pode custar entre USD 5.000 e USD 30.000 por dia. Uma emergência cirúrgica pode ultrapassar USD 100.000. Sem seguro, esse custo é integralmente da empresa ou do colaborador.

    O que o seguro deve cobrir

    • Assistência médica e hospitalar: mínimo de USD 30.000 para destinos como Europa; USD 50.000 ou mais para EUA e Canadá
    • Assistência odontológica de emergência
    • Cancelamento e interrupção de viagem
    • Extravio de bagagem
    • Responsabilidade civil
    • Morte acidental e invalidez

    Alguns países exigem seguro na entrada

    Cuba, Rússia e alguns países do Caribe exigem comprovação de seguro viagem válido na entrada. Verifique os requisitos específicos do destino antes de emitir a apólice.

    Câmbio e meios de pagamento no exterior

    Cartão de débito/crédito internacional

    A opção mais prática, mas com taxas de IOF de 6,38% sobre cada transação em moeda estrangeira para cartões de crédito (ou 1,1% para débito). Informe o colaborador sobre essas taxas e oriente sobre como minimizá-las — por exemplo, optando por pagar em moeda local quando o estabelecimento oferecer conversão.

    Cartão pré-pago em moeda estrangeira

    Permite carregar a moeda do destino com taxa de câmbio travada no momento da carga, evitando a variação cambial durante a viagem. Produtos como o Wise e o Nomad são referências no mercado brasileiro. Para viajantes frequentes ao mesmo destino, é uma opção com custo total geralmente menor que o cartão de crédito tradicional.

    Dinheiro em espécie

    Útil para gorjetas, transporte informal e pequenas despesas em locais que não aceitam cartão. Nunca deve ser o único meio de pagamento. O limite recomendado é o equivalente a 20% do orçamento total da viagem em espécie — o restante em cartão.

    Limite e política de gastos em moeda local

    A política de viagens deve definir limites de gasto diário em moeda estrangeira, com câmbio de referência atualizado periodicamente. Todos os gastos no exterior devem ser convertidos para reais com o câmbio do dia da transação para fins de reembolso.

    Conectividade e comunicação no exterior

    Chip internacional ou eSIM

    Ficar sem comunicação no exterior é um risco que pode ser facilmente evitado. As opções disponíveis para brasileiros:

    • Chip internacional da operadora local: comprado no destino, geralmente mais barato, mas exige desbloquear o celular
    • eSIM: solução sem chip físico, configurável antes do embarque via apps como Airalo. Funciona com celulares compatíveis (iPhone XS ou mais recentes, maioria dos Android premium)
    • Roaming da operadora brasileira: opção mais cara, mas sem necessidade de configuração adicional

    VPN corporativa

    Se o colaborador vai acessar sistemas internos da empresa (ERP, CRM, intranet) no exterior, a VPN corporativa precisa estar instalada e testada antes do embarque. Algumas redes de hotel bloqueiam conexões VPN — oriente o colaborador a testar a conectividade pelo celular como backup.

    Saúde e vacinas: o que verificar por destino

    Para viagens a países da África Subsaariana, Ásia tropical e partes da América do Sul, vacinas específicas podem ser obrigatórias ou fortemente recomendadas. A febre amarela, por exemplo, é exigida para entrada em países como Quênia, Uganda e Tanzânia. A vacina exige dose única com 10 dias de antecedência mínima para produzir imunidade.

    Para destinos com maior risco de doenças infecciosas, o colaborador deve consultar o médico pelo menos 4 semanas antes da viagem. Algumas vacinas exigem doses sequenciais — como a hepatite A e B em esquema combinado — que precisam de prazo maior.

    Responsabilidade legal da empresa

    A legislação trabalhista brasileira estabelece responsabilidade da empresa pelo bem-estar do colaborador durante atividades profissionais — incluindo viagens a trabalho. Em caso de acidente, doença ou emergência no exterior, a empresa pode ser responsabilizada se não tomou precauções básicas.

    As precauções mínimas que precisam estar documentadas: seguro viagem adequado ao destino, informações sobre riscos do país de destino, canal de contato emergencial 24 horas e um protocolo de acionamento em caso de emergência.

    Como a getFly centraliza a gestão de viagens internacionais

    Na getFly, passagens internacionais, hospedagem e seguro viagem fazem parte do mesmo fluxo de reserva. Nossa IA identifica o destino e a duração e apresenta as opções de seguro adequadas junto com a passagem, garantindo que nenhum colaborador embarque sem cobertura.

    O gestor tem visibilidade em tempo real de todos os colaboradores em viagem internacional — destino, hotel, contato de emergência e apólice de seguro ativa — num único painel. Em caso de emergência, o tempo de resposta é reduzido significativamente.

    Conclusão

    Viagem corporativa internacional exige planejamento com antecedência mínima de 3 semanas para destinos sem visto e de 6 semanas para destinos que exigem visto. Documentação, seguro, câmbio e conectividade precisam estar resolvidos antes do embarque — não na véspera. Use este guia como referência e garanta que o colaborador chegue ao destino preparado. Para centralizar toda essa logística numa única plataforma, conheça a getFly.

  • Checklist da Primeira Viagem Corporativa do Funcionário

    Checklist da Primeira Viagem Corporativa do Funcionário

    A primeira viagem corporativa de um funcionário é um momento que revela muito sobre a maturidade dos processos da empresa. Quando bem conduzida, ela transmite confiança, demonstra organização e cria uma experiência positiva que o colaborador vai associar à cultura da empresa. Quando caótica — com dúvidas de última hora, aprovações atrasadas, comprovantes perdidos e processo de reembolso obscuro — ela gera estresse, gasto desnecessário e uma impressão duradoura de que “a empresa não tem processo”. Este checklist cobre as três fases da primeira viagem corporativa.

    Antes de qualquer reserva: o que preparar

    Documentação pessoal

    Para viagens domésticas, o colaborador precisa de um documento de identidade válido — RG, CNH ou passaporte. Muitas companhias aéreas só aceitam documentos com foto. Verifique a validade antes da reserva: um RG vencido pode impedir o embarque.

    Para viagens internacionais, o passaporte precisa ter validade mínima de 6 meses além da data de retorno. Além disso, verifique se o destino exige visto de entrada para cidadãos brasileiros — e quanto tempo leva para obtê-lo. Alguns vistos levam 4 a 6 semanas para serem emitidos.

    Cadastro na plataforma e dados bancários

    O colaborador precisa estar cadastrado na plataforma de gestão de viagens com seu perfil completo: dados pessoais, preferências de assento, documentos e número de programas de fidelidade (se aplicável). Além disso, os dados bancários para reembolso devem estar atualizados — banco, agência, conta e CPF — para evitar atrasos no pagamento após a viagem.

    Entendimento da política de viagens

    Antes da primeira viagem, o colaborador deve ter lido e compreendido os pontos essenciais da política: limites de hotel e refeição por cidade, classe de viagem permitida, antecedência mínima para solicitação e processo de prestação de contas. Se houver dúvidas, o canal de suporte deve ser consultado antes da reserva — não depois.

    Solicitação formal da viagem

    A viagem deve ser solicitada com antecedência suficiente para passar pelo fluxo de aprovação antes da emissão. Para viagens nacionais, a recomendação é solicitar com pelo menos 5 dias úteis de antecedência. Para viagens internacionais, 15 dias. A solicitação deve incluir: destino, datas, objetivo da viagem e estimativa de custos.

    Seguro viagem

    Para viagens internacionais, o seguro viagem é indispensável — o plano de saúde brasileiro não tem cobertura fora do país. Para viagens domésticas longas ou a locais remotos, verifique se a cobertura do plano de saúde se estende à cidade de destino. Se não, um seguro de viagem doméstico é recomendável.

    No período entre aprovação e embarque: o que confirmar

    Confirmações de reserva

    Após a aprovação e emissão, o colaborador deve receber e confirmar:

    • E-ticket da passagem com código de reserva
    • Confirmação de hospedagem com endereço e horário de check-in
    • Confirmação de aluguel de veículo ou transporte, se aplicável

    Salve todos esses documentos num local de fácil acesso no celular — um app de notas, o Google Drive ou a própria plataforma de viagens. Confiar apenas nos e-mails é um risco: caixas de entrada podem ser inacessíveis sem conexão.

    Informações do destino

    O colaborador deve ter em mãos:

    • Endereço completo do local de reunião com CEP e referência
    • Nome e telefone do contato que vai receber a visita
    • Instruções de acesso (portaria, andar, ramal, estacionamento)
    • Estimativa de tempo de deslocamento do hotel até o local da reunião nos horários previstos

    Limite disponível no cartão corporativo (se aplicável)

    Se a empresa usa cartão corporativo, confirme com o financeiro que o limite está disponível para os gastos estimados da viagem. Uma viagem com cartão bloqueado por limite esgotado é um problema evitável que gera estresse desnecessário.

    Check-in online

    Para a maioria das companhias aéreas, o check-in online abre 24 horas antes do voo. Fazer o check-in antecipado garante o assento preferido, elimina fila no aeroporto e reduz o risco de perda do voo em caso de atraso no deslocamento até o aeroporto.

    Durante a viagem: hábitos que fazem diferença

    Guarde comprovantes de todas as despesas

    Sem comprovante, não há reembolso — essa é a regra mais simples e mais esquecida. Para cada despesa durante a viagem, o colaborador deve guardar:

    • Nota fiscal eletrônica ou recibo com CNPJ do fornecedor
    • Comprovante de pagamento (cartão ou dinheiro)
    • Para transporte por aplicativo: print do recibo com origem, destino, horário e valor

    A dica prática: fotografe cada comprovante imediatamente após a despesa. Não deixe para organizar tudo no final da viagem — papéis se perdem, memórias falham.

    Registre gastos em tempo real

    Anote cada despesa com valor e categoria no momento em que acontece — num app de notas, numa planilha simples ou na própria plataforma de viagens se ela tiver esse recurso. Tentar reconstruir os gastos de uma viagem de 3 dias depois do retorno é improvável de funcionar com precisão.

    Respeite os limites mesmo em situações de pressão

    A situação mais comum de descumprimento de política não intencional acontece quando o colaborador está cansado, sob pressão de tempo ou com outras preocupações. Nesse momento, a tentação de pegar o taxi mais caro ou o restaurante mais fácil (acima do limite) é grande. A regra prática: quando estiver em dúvida, escolha o mais conservador e solicite aprovação de exceção se necessário — não o contrário.

    Após o retorno: o processo de fechamento

    Prestação de contas no prazo

    A política deve definir claramente o prazo para a prestação de contas após o retorno — normalmente entre 3 e 7 dias úteis. O colaborador deve enviar todos os comprovantes organizados por categoria, com o relatório de despesas preenchido conforme o modelo da empresa.

    Relatório de resultado da viagem

    Para viagens com objetivos comerciais ou estratégicos, um breve resumo dos resultados — reuniões realizadas, oportunidades identificadas, próximos passos — ajuda a construir o histórico de ROI das viagens corporativas. Isso é especialmente importante para justificar o orçamento de viagens para a diretoria.

    Feedback sobre a experiência

    O gestor deve perguntar ao colaborador como foi a viagem — não só o resultado, mas o processo. Dificuldades com aprovação, dúvidas sobre a política, problemas com fornecedores. Essas informações são valiosas para melhorar o processo para as próximas viagens.

    Como a getFly simplifica a primeira viagem

    Com a getFly, o colaborador faz toda a jornada da primeira viagem corporativa dentro de uma única plataforma: solicita, acompanha a aprovação, visualiza opções dentro da política, emite passagem e hospedagem, e registra os gastos. A política de viagens está integrada ao fluxo — o sistema já mostra o que está dentro ou fora das regras, eliminando a necessidade de consultar o documento separado.

    Para o gestor, a plataforma oferece visibilidade em tempo real: quem está viajando, qual é o status de cada aprovação e quais são os gastos consolidados. A primeira viagem deixa de ser um evento de ansiedade para se tornar um processo previsível.

    Conclusão

    Uma boa primeira viagem corporativa começa muito antes do check-in e termina depois da prestação de contas fechada. Com preparação, processos claros e tecnologia adequada, ela se torna uma experiência que reforça a confiança do colaborador na empresa — e da empresa no colaborador. Use este checklist como ponto de partida e adapte para a realidade da sua organização. E se quiser simplificar todo esse processo com tecnologia, fale com a getFly.